建設・建築下請け業
建設下請けの日報から報告書と請求書までを、スマホ入力1回でつなげた
手書きの日報をFAXで送り、月末にExcelで請求書を作り直していた下請け業者です。スマホから入力した日報が、そのまま報告書と請求書に使われる業務アプリを作りました。
- 日報作成・転記時間（月間）
- 60時間→15時間月間
- 報告書作成時間（月間）
- 20時間→3時間月間
- 材料発注漏れ件数
- 月数件→ほぼゼロ
事例の概要
- 業種
- 建設・建築下請け業
- 使う人
- 建設・建築下請けの現場監督および一人親方
- 導入前の課題
- 紙の日報を手書きして後でExcelに転記、工程の遅れを口頭で伝言、材料発注をメモ帳で管理、現場写真をスマホで撮ったまま整理できずに報告書作成に半日かかる
作った機能
- スマホからの日報入力（音声入力対応・定型文あり）と事務所への即時共有
- 現場写真の自動振り分け（現場名・日付タグ付き）と一覧表示
- 工程表の進捗管理（予定日・実績日・遅延警告）
- 材料発注管理（品目・数量・発注先・入荷状況のまとめて管理）
- 得意先向け報告書PDFの自動生成（写真・工程・所見を自動レイアウト）
- 請求書の自動作成（日報の工数データを引用して金額を計算）
- 経営者・元請け向け現場サマリー（複数現場の進捗・費用を一覧）
導入前の1日
現場監督・一人親方のある一日
- 07:00現場到着前に昨日の日報を思い出しながら手帳を見返す。書き忘れた作業内容を補完しようとするが、記憶が薄れていて曖昧なまま
- 08:00朝礼後、職人への作業指示を出しながら材料の残量を確認。発注が必要な品目をメモ帳に書き留めるが、昼の忙しさで確認を忘れることも多い
- 12:00昼休みに事務所から「日報まだですか」と電話。手書きの日報用紙を探しながら昼食をとる。FAXを送るために事務所に立ち寄る必要があり、現場を離れることになる
- 15:00工程の遅れが発生。元請けへの報告のため現場写真を送ろうとするが、スマホのカメラロールに先週・先々週の写真が混在しており、該当する写真を探すだけで10分以上かかる
- 17:30現場作業終了。片付けをしながら翌日の段取りを頭の中で整理。工程表は事務所のExcelにあるため、外出先では確認できない
- 21:00帰宅後、テーブルの上でExcelを開き請求書と日報の転記作業。月末は深夜まで続くこともある
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
日報を夜に打ち直している
現場で手書きした日報を、夜に帰ってからExcelに打ち直していました。同じ内容を2回書いているうえに転記ミスも起き、その確認にまた時間がかかっていました。
あの日の写真が見つからない
報告書に使う写真を、何百枚もあるカメラロールから探していました。先週撮ったはずの外壁の写真が見つからず、似た写真で代用することもありました。
資材が足りなくて作業が止まる
現場で気づいた発注の必要な品をメモしても、事務所に戻るころには後回しになっていました。翌朝に資材不足に気づき、作業が止まることがありました。
月末2〜3日が請求書で終わる
紙の日報と作業メモを集め、Excelに単価を入力して合計を確かめていました。得意先ごとに書式が違うこともあり、月末の2〜3日は事務作業だけで終わっていました。
報告書1本で半日かかる
写真を選んでWordに貼り、コメントを書き、先方の書式に合わせて整えていました。丁寧に作るほど時間がかかり、報告書を1本作るたびに半日が過ぎていました。
導入後の変化
報告書が10分以下で出せるように
現場監督2名と一人親方3名に業務の流れを聞き取ってから設計しました。日報はスマホで定型文を選び写真を添えるだけで5分以内に入力でき、同時に事務所の画面にも反映されます。
写真には撮影時に現場名と日付が付きます。期間と現場を選ぶと、写真・工程の進捗・所見をまとめた報告書PDFが作られ、得意先に送れる状態になるまでの時間は90分から10分以下になりました。材料は未発注の品目が一覧で分かり、導入後3か月、発注漏れによる作業停止は起きていません。
月末の請求書は日報の工数から自動で計算され、得意先ごとの書式でも出力できます。2日がかりだった作業は半日以下に収まっています。
実際の画面
画面 1 / 5
日報入力画面（スマホ対応フォーム）
現場監督や一人親方が、作業の合間にスマホから日報を入力できます。よく使う作業内容は定型文から選べて写真もその場で添付できるため、入力から事務所への共有まで5分以内で終わり、帰宅後にFAXを送る手間がなくなりました。
画面 2 / 5
現場写真管理画面
スマホで撮った写真に現場名と日付が自動で付き、現場ごとに振り分けられます。カメラロールから写真を探し回ることがなくなり、掛け持ちの現場でも写真が混ざらず、報告書に使う写真は一覧からチェックして選べます。
画面 3 / 5
工程表・進捗管理画面
工程ごとの予定日と実績日を並べて確認でき、遅れている工程には印が表示されます。口頭の伝言や個別のメモで進捗を確かめる必要がなくなり、元請けへの報告も遅れずに出せるようになりました。
画面 4 / 5
報告書PDF自動生成プレビュー画面
日報の作業内容、選んだ現場写真、工程ごとの所見を自動で配置し、得意先に送れる報告書PDFを数十秒で作成します。Wordで写真を貼り直す作業がなくなり、月20時間かかっていた報告書作成が3時間程度になりました。
画面 5 / 5
請求・経営サマリー画面
日報に入力した工数が、請求書の計算にそのまま使われます。月末にExcelへ転記し直す作業と入力ミスの確認がなくなり、現場ごとの売上・費用・利益率も月ごとに確認できるようになりました。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
kintone も Excel マクロも、それ自体は優れたツールです。ただし本事例では、日報入力・写真管理・工程進捗・材料発注・報告書生成・請求書作成という6つの業務を一画面でつなぐ必要があり、既存ツールの組み合わせでは運用が複雑化することが分かりました。そこで業務全体を一度整理し、専用に設計・開発しています。
- kintone
- 日報入力や工程管理のフォーム化はkintoneでも対応できます。しかし本事例では、スマホで撮影した写真を現場名・日付で自動振り分けして報告書PDFに自動レイアウトする処理と、日報の工数データを請求書に自動引用する処理を1画面で完結させる要件があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリの組み合わせで現場担当者の操作が複雑になることが分かりました。
- Excel＋マクロ
- Excelマクロで請求書の自動計算や工程表の管理は可能です。ただし現場作業者がスマホから直接入力し、写真を添付し、その場でPDFを生成して得意先に送るという一連の流れをExcelで実現しようとすると、ファイル共有の煩雑さやスマホ操作の難しさが壁になります。屋外の現場で使うには操作性の設計からやり直す必要があると判断しました。
- 建設業向け既存パッケージ
- 建設業向けのパッケージ製品はいくつか存在しますが、本事例のお客様は下請け業特有の「得意先ごとに異なる報告書フォーマット」や「一人親方との工数共有方法」など、自社固有の運用ルールがあり、パッケージの設計に業務を合わせることへの抵抗感が大きくありました。既存の運用を変えずにシステムを合わせるために、専用に設計しています。
費用・期間などのよくある質問
このアプリは購入したりダウンロードしたりできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の課題を解決するアプリは、貴社の業務内容をヒアリングしたうえで新規開発で承ります。まずはお気軽にご相談ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください
業務範囲や機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜200万円・月額保守3〜10万円のレンジが多いです。機能を絞った小規模な構成では初期開発30〜80万円・月額保守2〜5万円に収まるケースもあります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで、個別にお伝えします。
開発の期間はどれくらいかかりますか?
業務ヒアリング・要件整理に2〜4週間、設計・開発に2〜4か月程度を見ていただくことが多いです。機能の複雑度や改修の回数によって前後します。まず初回ヒアリングで業務の優先度を整理し、段階的にリリースする進め方も可能ですのでご相談ください。
既存のシステムやツールと連携できますか?
現場で使われている既存ツールに合わせて設計します。Excel・freee・クラウド会計・LINEなど、お客様の現在の運用を把握したうえで、連携の可否と方法をヒアリング時にお伝えします。
運用開始後の保守や改修は対応していますか?
月額の保守契約または個別改修依頼の両方に対応しています。業務の変化に合わせて機能を追加・変更することもできます。開発後も継続してご相談いただけます。
一人親方や小規模事業者でも依頼できますか?
はい、規模の大小は問いません。本事例も一人親方を含む小規模な建設業のお客様からのご依頼です。業務の規模に合わせて機能を絞り、費用を抑えた構成で設計することもできます。まずは現在の業務の流れをお聞かせください。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。