本文へスキップ
改善マニア
Top改善マニアとは提供サービス開発事例触れるデモ体験レッスン
無料で相談する

合同会社改善マニア

業務改善コンサルティング・受託システム開発・AI講習

平日 10:00〜18:00(土日祝・年末年始を除く)

会社案内

  • Top
  • 改善マニアとは
  • 会社案内パンフレット
  • よくある質問
  • 無料で相談する

サービス

  • 提供サービス
  • デモ先行開発
  • マンツーマン・レッスン

実績

  • 開発事例
  • 改善のアイデア

規約・法務

  • プライバシーポリシー
  • 特定商取引法に基づく表記
  • 利用規約
  • 商標について

© 合同会社改善マニア(KAIZEN MANIA, LLC.)

記載の会社名・製品名は各社の商標または登録商標です。

無料で相談する

ヒアリングとデモのご提示まで無料です。

開発事例/地域健診

地域健診・特定健診実施機関(クリニック・健診センター)

健診センターの問診票の受付から申請書類の作成までを、ほぼ自動にした

紙の問診票とGoogleフォームが混在し、Excelへの転記と申請書類の作成で、健診シーズンは毎晩残業になっていました。専用のWEB問診フォームと、回答から書類を作る仕組みを開発しました。

地域健診・特定健診実施機関(クリニック・健診センター)向けに開発したシステムの画面
月間バックオフィス作業時間
月60時間→月12時間
申請書類の提出ミス・漏れ
毎回発生→ゼロ
繁忙期の残業
深夜まで常態化→大きく短縮
  1. 概要
  2. 導入前の状況
  3. 導入後の変化
  4. 実際の画面
  5. 費用・期間

事例の概要

業種
地域健診・特定健診実施機関(クリニック・健診センター)
使う人
クリニック・健診センターの看護師・事務スタッフ(健診業務担当者)
導入前の課題
紙の問診票とGoogleフォームが混在し、回答データを手作業でまとめ直している。結果サマリー資料や自治体補助金申請書類の作成に毎回数時間かかり、健診シーズン中はその作業だけで夜遅くまで残業になる

作った機能

  • 受診者向け専用WEB問診フォーム(スマートフォン・PC両対応)
  • 回答データのスプレッドシートDB自動連携
  • GASによる結果サマリー資料の自動生成
  • 自治体補助金申請書類の自動生成・出力
  • 問診回答の受付状況一覧と未回答者の管理
  • 健診種別(特定健診・雇用時健診など)ごとの書類テンプレート切り替え
  • 生成済み書類の一覧確認と再出力

導入前の1日

健診センターのある1日

  1. 08:30本日の受診者リストと問診票の回答状況を確認。未回答の受診者に電話で案内を入れる
  2. 09:00受診者が順次来所。紙の問診票を手渡し、記入済みの用紙を回収して内容に不備がないかチェック
  3. 11:30午前の健診が終了。紙の回答を見ながらExcelに転記開始。文字が読みにくい欄は受診者に確認の電話をかける
  4. 13:00午後の受診者対応と並行しながら、午前分のデータ整理を継続。集中できないまま転記ミスが発生しやすい時間帯
  5. 16:30全受診者の対応が終了。結果サマリーと補助金申請書類の作成に取りかかる。健診種別が複数ある日は書類の様式もそれぞれ異なる
  6. 18:30書類の確認・修正が終わらず残業。翌日提出の申請書類が間に合うか毎回ひやひやしながら仕上げる

こんなことが起きていました

御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。

  • 紙とフォームの回答を別々に集計している

    Googleフォームを導入したものの、高齢の受診者には紙の問診票も必要でした。結局どちらも受け付けることになり、フォームと紙の回答を別々に集計してから1つにまとめる作業が毎回発生していました。

  • 転記ミスの確認に1〜2時間かかる

    手書きの問診票をExcelに転記すると、数字の読み違いや入力漏れが起きます。そのため提出前の確認に1〜2時間かかり、ミスが見つかれば修正と再確認でさらに時間が延びていました。

  • 健診の種類ごとに書類の様式が違う

    特定健診、雇用時健診、がん検診など、健診の種類ごとに自治体が求める申請書類の様式が異なります。どのテンプレートを使うかを確かめてから手入力するだけで、30分以上かかることがありました。

  • 健診シーズンは書類作成で毎晩残業

    受診者が集中する時期は、日中は受診者の対応で手一杯でした。書類作成は健診が終わってからまとめて行うしかなく、シーズン中は書類作業だけで月40〜60時間の残業が積み上がっていました。

  • 誰が未回答か付箋を見ないと分からない

    問診票の未回答者は、メモや付箋で管理していました。受診者が多い日は誰の分が揃っていないかが分からなくなり、提出直前に気づいて対応することが何度もありました。

導入後の変化

問診の回答から申請書類までがつながった

紙とGoogleフォームに分かれていた問診票の受付を、専用のWEBフォーム1つに統一しました。受診者が回答を送信すると、内容はそのままスプレッドシートに記録されるため、Excelへの転記はなくなりました。受付状況の一覧では、未回答者が色分けで表示されます。

その記録をもとに、GASが結果サマリー資料と自治体の補助金申請書類を作成します。健診種別ごとに様式を切り替える設定にしてあるので、スタッフは種別を選んで「生成」を押し、出来上がった書類を確認するだけです。

繁忙期に月60時間近くかかっていた転記・書類作成・確認の作業は、月12時間程度になりました。

実際の画面

問診票受付状況一覧画面

画面 1 / 5

問診票受付状況一覧画面

当日の受診者全員について、問診票の回答状況を1つの画面で確認できます。未回答の方は色分けで表示されるので、メモや付箋で管理していた頃のように、誰の分が揃っていないかをスタッフ同士で確かめ合う必要がなくなりました。

受診者向け専用WEB問診フォーム

画面 2 / 5

受診者向け専用WEB問診フォーム

受診者がスマートフォンやPCから回答する専用の問診フォームで、健診種別に応じて設問が切り替わります。紙とGoogleフォームに分かれていた回答先が1つになり、回答を集めてからExcelに転記する作業がなくなりました。

問診回答データ閲覧画面

画面 3 / 5

問診回答データ閲覧画面

フォームから送信された問診回答を、スタッフ側の管理画面でいつでも確認できます。以前はフォームを開いてExcelにコピーしてから確認していましたが、今は書類を作る前の照合までこの画面で済みます。

書類自動生成・完了画面

画面 4 / 5

書類自動生成・完了画面

健診種別を選んで「生成」を押すと、結果サマリー資料と自治体の補助金申請書類が作成されます。問診データをExcelに入れ直して書式を整えていた、毎回1〜2時間以上の作業がこの操作に置き換わりました。

月次業務実績レポート画面

画面 5 / 5

月次業務実績レポート画面

月ごとの受診者数、書類の生成件数、バックオフィス作業時間の推移を数値で確認できます。どの月に負荷が集中し、どの業務にまだ時間がかかっているかが分かるので、次の業務の組み立てを考える材料になっています。

掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。

既製のツールを使わなかった理由

Googleフォームや汎用の業務管理ツールは、それぞれ優れた機能を持っています。しかし本事例では、問診票の回答受付・データ蓄積・結果サマリー生成・自治体申請書類の自動出力という4つの工程を1つの流れとして完結させる必要があり、汎用ツールの組み合わせでは運用が複雑になるか、どこかに手作業が残ることが分かりました。そこで業務全体を一度整理し、専用に設計・開発しています。

Googleフォーム + Excel
問診票の回答収集はGoogleフォームで可能ですが、回答データをExcelに転記して結果サマリーを整形し、さらに別の申請書類テンプレートに再入力するという手順が残ります。健診種別ごとに書類の様式が異なる本事例では、この転記・整形の工程が繰り返し発生し、作業時間の削減に限界がありました。
kintone
kintoneはフォームからのデータ収集や一覧管理に強みがありますが、自治体ごとに様式が異なる補助金申請書類を自動生成・出力する仕組みを組み込むには、カスタマイズの範囲を大きく超えるか、外部ツールとの複数連携が必要になることが分かりました。運用の複雑化を避けるため、今回は専用に設計する判断をしています。
クラウドカルテ・健診管理SaaS
業界特化の健診管理システムは受診記録の管理には向いていますが、自治体ごとに異なる補助金申請書類の様式に対応した自動生成機能を持つものは少なく、対応していても追加費用や運用制約が大きい場合がほとんどです。本事例では既存の運用フローや書類様式に合わせた柔軟な設計が必要だったため、専用に開発することにしました。

費用・期間などのよくある質問

このアプリは購入・ダウンロードできますか?

いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例のご紹介であり、同名の製品やパッケージとしての販売は行っていません。同様の業務課題をお持ちのクリニック・健診センターには、貴社の業務内容に合わせた新規開発として承ります。まずは業務の流れをヒアリングさせてください。

開発費用と保守費用の目安はどれくらいですか?

業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例に近い規模では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが目安です。健診種別の数・書類様式の複雑さ・既存システムとの連携有無によって上下します。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。「業務範囲によって異なります」だけでお茶を濁すことはしません。

開発期間はどれくらいかかりますか?

業務ヒアリングから初回リリースまで、本事例に近い規模では2〜4か月が目安です。健診シーズンに間に合わせたいといったスケジュール上のご要望も、ヒアリング時にお聞かせいただければ一緒に調整します。

既存のシステムや書類様式と連携できますか?

はい。本事例でもスプレッドシートをデータベースとして活用し、GASで書類を自動生成する構成を取っています。自治体ごとに様式が異なる補助金申請書類への対応や、現在お使いのExcelテンプレートの引き継ぎなども、業務ヒアリングの中で確認しながら設計します。

開発後の保守・改修はどのように対応していますか?

月額の保守契約と個別の改修依頼、どちらにも対応しています。健診種別の追加や書類様式の変更など、運用しながら出てくる要望にも継続して対応できる体制を取っています。

守秘義務・セキュリティの扱いはどうなっていますか?

業務内容の共有前にNDAを締結します。開発したシステムのソースコードはお客様に帰属し、当社が権利を保持することはありません。受診者の個人情報を扱うシステムの設計においても、アクセス制限や管理者権限の分離など、現場の運用に合わせたセキュリティ設計を行います。

ほかの事例

すべての事例を見る
  • 個人経営ダンス・カルチャースタジオ向けに開発したシステムの画面

    個人経営ダンス・カルチャースタジオ

    ダンススタジオの会員・出席・月謝を、1つの画面で確認できるようにした

  • 水産物卸・鮮魚小売向けに開発したシステムの画面

    水産物卸・鮮魚小売

    水産仲卸の朝の伝票作業を、市場にいる間に終わらせられるようにした

  • 保険代理店向けに開発したシステムの画面

    保険代理店

    保険代理店の5社分の契約と提案書づくりを、1つの画面で扱えるようにした

同じような作業でお困りでしたら

いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。

業務の内容を相談するほかの事例を見る

このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。