保険代理店
保険代理店の5社分の契約と提案書づくりを、1つの画面で扱えるようにした
保険会社ごとのポータルからExcelへの転記、更新期限の見落とし、提案書の手作りに追われていました。全社の契約を1つの一覧にまとめ、提案書の下書きを作る仕組みを開発しました。
- 提案書作成時間（月間）
- 約60時間→約10時間
- 更新漏れ件数
- 月数件発生→ゼロ近傍
- 商談進捗の共有
- 担当者の記憶頼り→全員がリアルタイム把握
事例の概要
- 業種
- 保険代理店
- 使う人
- 保険代理店の担当営業（1店舗あたり2〜10名規模）
- 導入前の課題
- 複数保険会社の契約データがExcelや各社ポータルに散在しており、更新期限の見落とし・提案書の手作り転記・顧客への連絡履歴の属人化が日常的に発生している。見込み顧客の商談進捗もメモや記憶頼りで、担当者が休むと誰も状況を把握できない。
作った機能
- 複数保険会社の契約データ一元表示
- 更新期限お知らせ（30日前・7日前の2段階）
- 提案書自動生成（顧客データから定型文を組み立て）
- 顧客接触履歴の時系列記録
- 見込み顧客の商談進捗管理（ステージ別）
- 顧客ごとの保有契約サマリー画面
- 営業活動レポート（月次・担当者別）
導入前の1日
保険代理店営業担当の、ある1日
- 08:45出社してまず各社ポータルをひとつひとつ開き、今日対応すべき更新案件がないか手帳と照らし合わせる。見落としがないか、毎朝不安になる時間帯。
- 09:30先週電話した見込み客に再連絡。どんな話をしたか確認しようとするが、メモをどこに書いたか見つからない。結局、あいまいな記憶で電話をかけることになる。
- 11:00更新時期が近い顧客向けの提案書を作成。契約内容をポータルで確認し、WordとExcelを行き来しながら1件ずつ手入力。3件で1時間半かかる。
- 14:00外回りから戻った同僚に「山田さんの案件、今どうなってる?」と聞かれるが、担当者が外出中で誰も状況を把握していない。
- 16:30月末に向けて更新対象リストを再集計。複数のExcelファイルを開き、コピー&ペーストで1本にまとめる作業が1時間以上続く。
- 18:00終業間際に「今月更新のお客様に連絡しましたか?」と上長から確認が入る。抜けがないか再確認するが、ファイルが複数あってどれが最新か分からなくなっている。
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
各社のポータル確認で朝の30分が消える
取り扱う保険会社が増えるほど、朝の確認作業は長くなっていました。各社のポータルを開いてはExcelに書き写す作業が毎日続き、それでも更新案件の見落としは防ぎきれませんでした。
提案書のたびに同じ情報を打ち直す
顧客名、契約番号、保険金額、満期日など、ポータルにある情報を提案書のたびに手で入力していました。入力ミスを防ぐために見直しも欠かせず、1件あたりの作成時間が長くなっていました。
連絡の経緯が担当者にしか分からない
連絡した日付や話した内容は、担当者の手帳やメモにしか残っていませんでした。担当者が不在だと状況を説明できる人がおらず、引き継ぎのたびに顧客へ一から確認し直していました。
案件の進み具合を数字で答えられない
見込み顧客の進み具合は、担当者の感覚で共有されていました。商談件数や成約率を数字として取り出せないため、月次の振り返り会議でも具体的な話がしにくい状態でした。
月末の集計で外回りに出られない
月が変わるたびに、複数のExcelファイルを開いて集計し直す作業が発生していました。この作業がある間は、月末は外回りよりもデスクワークを優先せざるを得ませんでした。
導入後の変化
朝の更新確認と提案書づくりが短くなった
画面を開くと、取り扱い全社の契約データが1つの一覧に並び、更新期限まで30日を切った案件にはお知らせが表示されます。毎朝各社のポータルを開き直して確認する作業はなくなりました。
提案書は顧客データから定型文が組み立てられるため、担当者は最終確認と手直しをするだけです。以前は3件で1時間半かかっていた作業が、30分以内に収まるようになりました。
電話・訪問・メールの内容と日付は顧客ごとに画面に残るので、誰が担当しても経緯をすぐに確認できます。見込み顧客の進み具合も段階別の一覧で全員が見られ、月末の集計も画面上で済みます。
実際の画面
画面 1 / 5
契約一覧画面 — 複数保険会社のデータをひとつの画面に
取り扱い全社の契約データを1つの一覧で確認でき、更新期限まで30日を切った案件にはお知らせが表示されます。毎朝5社分のポータルを開き直してExcelに転記していた作業が、この画面を開くだけで済むようになりました。
画面 2 / 5
顧客詳細画面 — 保有契約のサマリーと接触履歴
顧客ごとに、保有している契約の概要と過去の接触履歴を1つの画面で確認できます。いつ誰がどんな内容で連絡したかが時系列で残るので、担当者が休みの日や引き継ぎの際も、手帳を探さずに経緯をつかめます。
画面 3 / 5
提案書自動生成画面 — 顧客データから定型文を組み立て
顧客情報と契約データから提案書の下書きが組み立てられ、担当者は内容を確認して手直しするだけで仕上がります。Wordで1件ずつ作っていた頃は転記と作成に月40〜60時間かかっていましたが、その時間を営業に回せるようになりました。
画面 4 / 5
見込み顧客の商談進捗管理画面
見込み顧客の商談の進み具合を、段階別の一覧でチーム全員が確認できます。担当者が休んだ日や引き継ぎのときも、どこまで進んでいるかがメモや記憶に頼らず分かるので、対応が止まりません。
画面 5 / 5
月次営業レポート画面 — 担当者別・保険種別の実績
月ごとの成約件数、保険料の合計、更新対応率を担当者別に確認できます。経営者や管理職がExcelで集計し直さなくても、どの担当者の更新対応が遅れているか、どの保険種別の成約が伸びているかが分かります。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
kintone はカスタマイズ性の高い優れたツールです。Excelも使い慣れた担当者が多く、即座に導入できる利点があります。ただし本事例では、複数保険会社のデータ統合・提案書の自動生成・商談進捗の共有という3つの要件を1つの業務の流れとして完結させる必要があり、汎用ツールの組み合わせでは運用が複雑になることが分かりました。
- kintone
- 契約データの一覧管理だけであればkintoneでも対応できます。しかし本事例では、複数保険会社ごとに異なるデータ構造の統合・更新期限の2段階お知らせ・提案書の自動生成までを1つの画面の流れで完結させたい要件があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリを組み合わせることで担当者の操作が複雑になる懸念がありました。
- Excel（マクロ活用）
- Excelマクロによる自動化は低コストで始められる反面、複数担当者が同時に編集する環境では更新の競合やファイル破損のリスクが残ります。また接触履歴の時系列管理や商談進捗のチーム共有には向かず、結果として「担当者ごとのExcel」が乱立して属人化が解消されない状況になることが分かりました。
- 保険業界向け既製システム
- 保険代理店向けの既製システムにも優れた製品があります。ただし本事例の代理店では、取り扱う保険会社の組み合わせや社内の営業フローが独自であり、既製システムの画面や項目では現場の動きに合わない部分が多く、結局Excelを併用する二重管理になる見込みでした。業務に合わせて専用に設計する方が長期的に運用しやすいと判断しました。
費用・期間などのよくある質問
このシステムは購入・ダウンロードできますか？
いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介であり、同名のパッケージ製品としての販売・ダウンロード提供は行っておりません。同様の課題を解決したい場合は、貴社の業務に合わせて新規に設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングからご相談ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例に近い規模では初期開発50〜150万円・月額保守3〜8万円のレンジが多いです。取り扱い保険会社の数・提案書の定型文の複雑さ・連携する既存ツールの有無によって上下します。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。
開発完了までの期間はどれくらいかかりますか？
業務ヒアリングから本稼働まで、シンプルな構成で2〜3か月、機能が多い場合は4〜6か月程度が目安です。段階的にリリースして現場で確認しながら進める進め方も対応しています。
稼働後の保守・改修はどうなりますか？
月額の保守契約による継続サポートと、必要なタイミングで行う個別改修依頼の両方に対応しています。業務の変化に合わせて画面や機能を追加・変更することも可能です。
現在使っている各社ポータルやExcelとの連携はできますか？
各社ポータルのデータ形式・公開APIの有無によって対応範囲が変わりますが、CSVエクスポートができる形式であれば取り込みの仕組みを設計できます。ExcelやGoogle スプレッドシートとの連携実績もあります。現状の運用をヒアリングしたうえでご提案します。
従業員が数名の小規模代理店でも依頼できますか？
はい。本事例も1店舗あたり2〜10名規模の代理店を想定した業務設計です。小規模だからこそ、1人ひとりの担当者の手間を減らす効果が直接業績に結びつきます。規模に合わせて必要な機能を絞り込んで開発することもできます。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。