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開発事例/ダンス教室

個人経営ダンス・カルチャースタジオ

ダンススタジオの会員・出席・月謝を、1つの画面で確認できるようにした

会員の情報が紙台帳とExcelに分かれ、月末の締めに毎月5時間かかっていました。出席記録、チケット残数、月謝の入金、売上の集計を1つの管理画面にまとめました。

個人経営ダンス・カルチャースタジオ向けに開発したシステムの画面
月末締め作業時間
月5時間→1時間以内
未入金の見落とし
毎月発生→ほぼゼロ
売上サマリー確認
翌日以降→当日中
  1. 概要
  2. 導入前の状況
  3. 導入後の変化
  4. 実際の画面
  5. 費用・期間

事例の概要

業種
個人経営ダンス・カルチャースタジオ
使う人
個人経営ダンス・カルチャースタジオのオーナー兼インストラクター(1〜3名運営、会員数20〜120名規模)
導入前の課題
会員の受講コース・出席履歴・月謝入金状況・レッスンチケット残数・発表会費・物販購入をスプレッドシートと紙台帳に分散して管理しており、月末の未入金確認と売上締め作業に毎月3〜6時間を費やしていた。入力漏れや計算ミスも頻発し、レッスン準備に集中できない状況だった

作った機能

  • 会員ごとの受講コース・出席履歴・月謝入金状況をスプレッドシート感覚で一覧表示
  • レッスンチケット残数の自動カウントダウンと残数わずか通知
  • 月末の未入金会員一覧を自動生成(コース別・金額別に絞り込み可能)
  • 月謝・発表会費・物販を合算した月次売上サマリーの自動集計
  • 出席記録の簡易入力(会員名を選んでコースを選ぶだけで履歴に追記)
  • 発表会費・物販の個別請求管理(会員ごとに品目と金額を紐づけ)

導入前の1日

ダンス・カルチャースタジオの1日

  1. 09:30開場前にその日の受講者リストを紙のノートで確認。誰がどのコースに入っているか、先月入会した会員のチケット残数がいくつかを頭の中で整理しながら準備を進める
  2. 10:00午前のクラス開始。出席を取りながらスタジオを仕切るが、受付で「先月のチケットってあと何枚ですか?」と聞かれると、その場でスマホのExcelを開いて確認しなければならない
  3. 12:30クラスとクラスの合間の30分に月謝の入金確認。通帳アプリ・Excelのリスト・昨月のメモを3つ並べて見比べ、誰が払っていて誰がまだかを1件ずつ確認していく
  4. 14:00午後のクラスが立て続けに3本。インストラクターとして全力で指導しながらも、「月末までに未入金の方に連絡しなければ」という気がかりが頭の片隅に残り続ける
  5. 19:00最終クラス終了後、疲れた体でスプレッドシートを開き、今日の出席をコースごとに手入力。物販でTシャツを買ってくれた会員の記録も別のシートに手入力。ミスが出やすい時間帯だと分かっていても他に方法がない
  6. 月末深夜月次の締め作業。月謝・チケット代・発表会費・物販の合計をコースごと・会員ごとに集計し直し、売上合計を電卓で確認。翌月の準備に取りかかれるのは日付が変わる頃になることも珍しくない

こんなことが起きていました

御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。

  • チケットの残りを聞かれてすぐ答えられない

    会員に聞かれるたびに、スマートフォンでExcelを開いて該当の行を探していました。レッスン前後の慌ただしい時間に何度も続くと、案内が後回しになったり、残数を読み違えたりすることがありました。

  • 月末の入金チェックが毎月の大仕事

    月謝の入金状況を確かめるには、通帳、Excelのリスト、前月のメモを並べて突き合わせる必要がありました。会員が増えるほど時間がかかり、確認漏れも起きやすくなっていました。

  • 月の売上合計がすぐに出ない

    月謝、レッスンチケット、発表会費、物販を別々のシートや紙で管理していたため、月の売上を出すには複数の記録を足し合わせる必要がありました。数字が合わないときは、原因探しにさらに時間がかかっていました。

  • 最近来ていない会員に気づくのが遅れる

    出席の記録が紙のノートとExcelに分かれていたため、会員ごとの出席の変化は感覚でしかつかめませんでした。退会につながりそうな変化に気づきにくく、声をかける時機を逃すことがありました。

  • 事務作業でレッスン準備の時間が減る

    インストラクターが本来時間を使いたいのは、振付の構成や会員への指導です。しかし月末が近づくほど事務作業が増え、レッスン準備の時間が削られていました。

導入後の変化

月末の締めが1時間以内で終わるように

開発は、オーナーが実際に使っているスプレッドシートを一緒に見ながら、どの列をよく見るか、月末に何を調べるのに何分かかっているかを聞き取るところから始めました。

管理画面の会員一覧には、受講コース、今月の出席回数、月謝の入金状況、チケット残数、発表会費の支払い有無が1行に並びます。チケット残数は出席を記録するたびに減り、残りが少なくなると一覧上の表示が変わるので、購入の声かけをする目安になります。

月末の未入金確認は、画面上部のボタンを1回押すだけです。売上は月謝・チケット・発表会費・物販を合算して表示されるため、電卓で集計し直す必要もありません。毎月5時間かかっていた締め作業は、1時間以内に収まるようになりました。

実際の画面

会員一覧画面 — コース・入金・チケットを横並びで把握

画面 1 / 5

会員一覧画面 — コース・入金・チケットを横並びで把握

全会員の受講コース、今月の出席回数、月謝の入金状況、チケット残数、発表会費の有無を1行ずつ一覧で確認できます。Excelと紙台帳を交互に開いて確かめていた情報を、レッスン前の空き時間にこの画面だけで見られるようになりました。

出席記録入力画面 — 会員名とコースを選ぶだけで完了

画面 2 / 5

出席記録入力画面 — 会員名とコースを選ぶだけで完了

会員名とコースを選ぶと出席履歴に追加され、チケット制のレッスンなら残数も自動で減ります。残数の手計算がなくなり、レッスン後の数分で入力が終わるので、記録漏れも起きにくくなりました。

会員詳細画面 — 個人の全履歴と請求を一画面で確認

画面 3 / 5

会員詳細画面 — 個人の全履歴と請求を一画面で確認

会員1名を選ぶと、受講コース、出席履歴、チケット購入履歴、月謝の支払い状況、発表会費、物販の購入内容を1つの画面で確認できます。先月の出席回数やチケットの購入日を聞かれても、請求内訳を見ながらその場で答えられます。

未入金一覧画面 — 月末に1回の操作で洗い出し完了

画面 4 / 5

未入金一覧画面 — 月末に1回の操作で洗い出し完了

ボタンを1つ押すと当月の未入金会員が一覧で表示され、コース別や金額別に絞り込めます。複数のExcelシートを突き合わせてメモに書き出していた作業がこの操作で済み、入金の記録もそのまま画面上で行えます。

月次売上サマリー画面 — 月謝・チケット・物販を合算して即把握

画面 5 / 5

月次売上サマリー画面 — 月謝・チケット・物販を合算して即把握

月謝、レッスンチケット、発表会費、物販の売上を合算した月の合計を表示します。月末に電卓で足し合わせる作業がなくなり、コース別の内訳グラフから、どのコースの売上が伸びているかを見て翌月の運営を考えられます。

掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。

既製のツールを使わなかった理由

月謝管理や会員台帳の管理だけであれば、Excelやkintoneあるいはスマレジのようなサービスでも対応できます。これらは優れたツールです。ただし本事例では、複数種類の料金体系・チケット残数の自動管理・未入金の自動洗い出し・売上の合算集計を1つの画面で完結させたいという要件があり、汎用ツールの組み合わせでは運用が複雑になることが分かりました。

Excel(スプレッドシート)
月謝管理の表、出席記録の表、チケット残数の表がそれぞれ別シートになり、月末に突き合わせる作業が発生していました。マクロで自動化を試みた経緯もありましたが、コース変更や料金体系の追加のたびにマクロの修正が必要となり、保守の手間がオーナー自身にのしかかる状況でした。
kintone
会員ごとの情報管理はkintoneでも対応できます。しかし本事例では、チケット残数の自動減算・未入金一覧の自動生成・月謝と物販と発表会費を合算した売上サマリーの表示を1つの画面でまとめて行う必要があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリを組み合わせることで操作が複雑化することが明らかになりました。
スマレジ・Airレジ等のレジアプリ
物販や月謝の決済管理には向いていますが、会員ごとの受講コース・出席履歴・チケット残数を紐づけて管理する機能は標準では備わっておらず、スタジオ運営特有の月謝体系や発表会費といった複合的な請求管理には対応しきれませんでした。

費用・期間などのよくある質問

このアプリを購入したり、ダウンロードしたりできますか?

いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは、合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の課題を解決したい場合は、貴社の業務内容・会員規模・料金体系に合わせて新規に設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。

開発費用と保守費用の目安を教えてください。

業務範囲や必要な機能の数によって変動しますが、本事例と近い規模(会員数20〜120名、月謝・チケット・売上管理を含む構成)では、初期開発 50〜150万円、月額保守 3〜8万円のレンジが目安です。初回ヒアリングで業務の範囲と優先順位を整理したうえで、個別にお伝えします。

開発にはどのくらいの期間がかかりますか?

業務ヒアリング・設計・開発・確認を含め、本事例に近い規模では概ね2〜4か月が目安です。既存の運用を止めずに切り替えられるよう、移行のタイミングも含めてご相談しながら進めます。

運用開始後の保守や機能追加はお願いできますか?

月額の保守契約、または個別の改修依頼のどちらにも対応しています。コースの新設や料金体系の変更といった業務の変化に合わせて、画面や集計の仕様を調整することも可能です。

業務ヒアリングはどのように進みますか?

オンラインまたは訪問で、現在の運営の流れをお聞きします。どの情報をどのタイミングで確認したいか、月末にどこで時間がかかっているかを一緒に整理してから、設計に入ります。いまExcelや紙台帳で管理している内容を見せていただくだけでも、具体的なご提案が可能です。

1〜3名で運営している小規模なスタジオでも依頼できますか?

はい、対応可能です。本事例も個人経営・少人数運営のスタジオを対象に開発しています。規模が小さい分、業務の全体像を把握しやすく、現場に合った設計がしやすい側面もあります。会員数や運営規模にかかわらず、まずはお気軽にご相談ください。

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このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。