中小3PLの月次報告書作成と在庫照会を、紙とExcelから脱却させた開発事例
入庫検品から荷主への月次報告書出力まで、倉庫業務の記録をひとつの画面で完結。事務担当者の月末集計作業を大幅に減らし、荷主からの在庫問い合わせ電話にも即座に答えられるようになりました。
月次報告書作成時間
月60時間→月12時間
在庫問い合わせ電話
1日15件→1日3件
入出庫転記ミス
月平均8件→月1件以下
Story 01
中小3PL倉庫のある1日
- 1
07:45
出社直後、事務所のホワイトボードで昨日の残務と本日の入荷予定を確認。荷主から届いたFAXの入荷指示書を一枚ずつ読み込んで、作業順を手書きメモに整理する。
- 2
09:00
トラックが入荷。検品スタッフが品番・数量を紙の検品票に手書きで記録しながらパレットを積み替える。書き損じがあると後で転記ミスの原因になるが、確認する時間は取れない。
- 3
11:00
荷主から「先週入れた商品、今いくつ残ってますか」と電話。事務担当が倉庫内の担当者を呼び出し、棚の前で実際に数えてもらって折り返し電話する。この往復で30分かかることもある。
- 4
13:30
午後便の出荷ピッキング。ピッキングリストはExcelを印刷したものを使うが、品番のフォントが小さく、出荷先の間違いが起きやすい。先月も誤出荷が1件あった。
- 5
16:00
本日の入出庫実績を紙の台帳とExcelに二重転記。同じ数字を2回入力するので、どちらかにミスが出ることがある。修正のたびに両方直さなければならない。
- 6
月末
荷主ごとに月次報告書を作成する。Excelのシートを何枚も参照しながら手で集計し、数字を整形してPDFにする作業が2日間続く。他の仕事が一切できなくなる。
Story 02
現場の小さな、でも積み重なるもどかしさ
在庫を調べるたびに倉庫へ電話が飛ぶ
「今何個ある？」という問い合わせが1日に何度も来ます。そのたびに事務担当が倉庫スタッフを呼び出し、棚の前で確認してもらって折り返す。この繰り返しで午前中があっという間に終わってしまう、という声を何度も聞きました。
紙の検品票とExcelの二重管理でミスが消えない
現場で手書きした数字を、夕方に事務所でExcelへ転記する。疲れた夕方に同じ作業を繰り返すと、どこかで数字がずれます。月に数件の転記ミスが、荷主からのクレームにつながっていました。
月末の報告書作成が「2日仕事」になる
荷主が複数いると、それぞれ別のExcelシートから数字を拾って集計し、フォーマットを整えてPDF化する、という作業が月末に集中します。その2日間は他の問い合わせ対応も滞り、スタッフ全員が追い詰められる月末が毎月続いていました。
誰がどこで何をしているか把握しにくい
スタッフが何人もいると、今日誰がどの作業をどれくらいこなしたか、夕方にならないとわかりません。急ぎの荷主案件が入ったとき、手が空いている人を探すのに時間がかかっていました。
荷主からの「今どうなってますか」に即答できない
荷主が自社の在庫状況を知りたいとき、問い合わせ電話やメールを送ってくる以外に方法がありません。小さな問い合わせでも対応の手が取られ、荷主側も「また電話しなきゃ」という手間を感じていました。
Story 03
ロジポートで、こう変わりました
入庫検品の場面から変わりました。スタッフがタブレットで品番バーコードを読み取り、数量と状態を入力すると、その瞬間から在庫数に反映されます。紙に書いてから夕方に転記する、という二度手間がなくなり、入力ミスの件数が大幅に減りました。 在庫の問い合わせ電話も変わりました。事務担当が画面を開いて品番や荷主名で絞り込めば、倉庫に電話しなくても数字がすぐに出ます。荷主ポータルを使えば、荷主自身が自分の在庫状況をいつでも確認できるので、「今何個ありますか」という電話そのものが減りました。 月末の報告書は、荷主と期間を選んで数回操作するだけで出力されます。Excelのシートを横断して集計する作業がなくなり、2日かかっていた作業が半日以内で完了するようになりました。空いた時間を新規荷主の受け入れ準備や現場改善に使えるようになった、と担当者の方からお聞きしています。 作業日報の集計も自動化したことで、スタッフの稼働状況が画面から把握できるようになりました。急ぎの案件が入ったときに「今日誰が動けるか」を素早く判断できる、という副次的な効果も出ています。
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
入庫検品登録画面
入荷した商品の品番・数量・ロット・状態を、バーコードスキャンとタブレット入力でその場に記録します。従来のA4用紙への手書きと、夕方の事務員によるExcel転記という二度手間がなくなり、入力した内容はそのまま在庫数と入出庫履歴に反映されます。破損品の状態メモも同じ画面で記録できるため、後からトラブルの原因を追跡するときも台帳を手でめくらずに済みます。
Screen 02
在庫照会画面
品番・荷主名・保管ロケーションで絞り込み、在庫数をリアルタイムで確認できます。これまで「倉庫の担当者に電話しなければわからない」状態だった在庫情報が、事務所や外出先からも即座に確認できるようになります。荷主からの問い合わせが来たときも、電話を保留にして画面を確認し、そのまま答えられます。在庫照会のたびに業務が止まっていた状況が解消されました。
Screen 03
出荷指示・ピッキングリスト画面
出荷指示を登録すると、ピッキングリストを画面からすぐに印刷できます。出荷先・品番・保管場所が整理された形で一覧になっているため、倉庫スタッフが迷わず商品を取り出せます。荷主別・出荷先別に絞り込む機能もあるため、複数の荷主の出荷が同時に走る日でも、対象の指示だけを確認しながら作業を進められます。誤出荷の件数が減り、出荷後の修正対応の手間も軽減されました。
Screen 04
荷主ポータル・お知らせ画面
荷主専用の閲覧画面から、自社の在庫状況をいつでも確認できます。在庫数が事前に設定した数量を下回ると、画面上にお知らせが表示されるため、補充の判断を早めることができます。荷主側からすると「在庫がどのくらい残っているか倉庫に聞かなくていい」状態になり、倉庫側からすると「同じことを何度も電話で聞かれる」負担が減ります。両者のやり取りがシンプルになりました。
Screen 05
荷主別 月次入出庫実績レポート画面
荷主名と対象月を選ぶだけで、月次報告書が自動で生成されます。PDF出力にも対応しており、そのまま荷主へ送付できます。以前は月末になるたびに複数のExcelファイルを照合しながら2日かけて手作りしていた報告書が、数回の操作で完了するようになりました。事務担当者の月末集計作業は月60時間から12時間に減り、他の業務に時間を使えるようになっています。
Why custom development
kintone やExcelではダメだったのか
kintone もExcelも、それ自体は優れたツールです。しかし本事例では、入庫検品・在庫照会・出荷指示・月次報告書の自動生成・荷主ポータルという複数の業務を、ひとつの流れとして記録・完結させる必要がありました。それぞれのツールを組み合わせる方法も検討しましたが、運用の複雑さと転記作業の残存が課題となり、ゼロから設計する判断に至っています。
在庫照会や入出庫記録の管理だけであればkintoneのカスタマイズでも対応できます。しかし本事例では、バーコードスキャンによる即時登録・荷主専用のポータル閲覧・月次報告書のPDF自動生成を一本のシステムで完結させる要件があり、複数アプリを組み合わせた構成では管理の手間がかえって増えることが分かりました。
月次報告書の集計自体はExcelマクロでも自動化できます。しかし複数のスタッフが同時に入出庫を記録する環境では、ファイルの上書き競合や転記漏れが発生しやすく、トラブル時の原因追跡も困難です。本事例ではリアルタイム性と複数人同時入力への対応が求められたため、専用のシステムとして設計しています。
市販の倉庫管理システムは大手向けの設計が多く、中小3PLの運用フローや荷主ごとの報告書フォーマットに合わせた細かいカスタマイズが難しい場合があります。本事例では荷主別の報告書レイアウトや在庫アラートの条件など、現場固有の要件が複数あったため、業務の流れに合わせてゼロから設計しています。
About this case
この開発事例について
本ページでご紹介している「ロジポート」は、合同会社カイゼンマニアが倉庫・物流（中小3PL）事業者向けにオーダーメイドで開発したシステムの事例です。既製パッケージとしての販売・ライセンス提供・ダウンロード提供は一切行っておりません。同様の業務上の困りごとをお持ちの場合は、貴社の業務内容や現場の流れに合わせてゼロから設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングからお声がけください。なお、機密保持およびプライバシー保護のため、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実運用画面そのままではありません。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このシステムは購入したりダウンロードしたりできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の課題を解決するシステムは、貴社の業務内容や現場の流れに合わせて新規に設計・開発いたします。まずはお問い合わせフォームからご連絡ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と近い規模の場合、初期開発は50万円から150万円、月額保守は3万円から8万円のレンジが多いです。初回の業務ヒアリングで対象業務の範囲を整理したうえで、個別にお伝えします。「まだ予算が確定していない」段階でもヒアリングだけお申し込みいただけます。
Q.開発にはどのくらいの期間がかかりますか?
業務ヒアリングから本番稼働まで、本事例と近い規模では3か月から5か月が目安です。業務の複雑さや関係者の確認工程によって前後しますが、初回ヒアリング後に概算スケジュールをお伝えします。
Q.既存のシステムやツールと連携できますか?
はい、現場で使われている既存のツールに合わせて設計します。ExcelファイルのインポートやPDF出力、freee・kintone等の外部サービスとのデータ連携など、業務ヒアリングの中で要件を整理し、対応可否をお伝えします。
Q.運用開始後の保守や機能追加はお願いできますか?
はい、月額の保守契約と個別の改修依頼の両方に対応しています。現場の運用が落ち着いてから「この画面にも機能を追加したい」というご要望も多く、稼働後も継続してお付き合いできます。
Q.小規模な倉庫事業者でも依頼できますか?
はい、対応しています。スタッフ数が少ない事業者様からのご依頼も承っており、業務の規模に合わせて必要な機能だけを設計します。「大がかりなシステムは不要だが、月末の報告書作成だけは何とかしたい」といったご相談もお気軽にどうぞ。
貴社の倉庫業務にも、同じ改善を。
入出庫の記録が紙とExcelに分散していて月末が毎回大変、荷主からの在庫問い合わせ電話への対応に追われている、という状況に心当たりがあれば、まずは現場の流れをお聞かせください。業務ヒアリングから始め、貴社の業務に合わせてゼロから設計します。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。