倉庫・物流（中小3PL）
中小3PLの在庫照会と月次報告書を、紙とExcelから画面に移した
入庫検品は紙に書いて夕方にExcelへ転記し、在庫の問い合わせには倉庫へ電話して答えていました。入庫検品から荷主への月次報告書までを記録できる倉庫管理の仕組みを作りました。
- 月次報告書作成時間
- 月60時間→月12時間
- 在庫問い合わせ電話
- 1日15件→1日3件
- 入出庫転記ミス
- 月平均8件→月1件以下
事例の概要
- 業種
- 倉庫・物流（中小3PL）
- 使う人
- 中小3PL（物流アウトソーシング）会社の現場リーダー・事務担当・倉庫管理者
- 導入前の課題
- 入出庫の実績記録がExcelと紙の手書き台帳に分散しており、荷主への報告書作成に毎月丸2日かかっていた。在庫照会は倉庫に電話しなければわからず、荷主からの問い合わせ対応に追われていた。
作った機能
- 入庫検品登録（バーコードスキャン対応・ロット・数量・破損メモを即時記録）
- 出庫指示・ピッキングリスト発行（荷主別・出荷先別に絞り込み）
- リアルタイム在庫照会（品番・荷主・保管ロケーション別に検索）
- 荷主別 月次入出庫実績レポート自動生成（PDF出力対応）
- 作業日報の自動集計（スタッフ別作業量を数値で確認）
- お知らせ機能（在庫が設定数を下回った時に画面上で通知）
- 荷主ポータル閲覧（荷主が自分の在庫状況をいつでも確認できる専用画面）
導入前の1日
中小3PL倉庫のある1日
- 07:45出社直後、事務所のホワイトボードで昨日の残務と本日の入荷予定を確認。荷主から届いたFAXの入荷指示書を一枚ずつ読み込んで、作業順を手書きメモに整理する。
- 09:00トラックが入荷。検品スタッフが品番・数量を紙の検品票に手書きで記録しながらパレットを積み替える。書き損じがあると後で転記ミスの原因になるが、確認する時間は取れない。
- 11:00荷主から「先週入れた商品、今いくつ残ってますか」と電話。事務担当が倉庫内の担当者を呼び出し、棚の前で実際に数えてもらって折り返し電話する。この往復で30分かかることもある。
- 13:30午後便の出荷ピッキング。ピッキングリストはExcelを印刷したものを使うが、品番のフォントが小さく、出荷先の間違いが起きやすい。先月も誤出荷が1件あった。
- 16:00本日の入出庫実績を紙の台帳とExcelに二重転記。同じ数字を2回入力するので、どちらかにミスが出ることがある。修正のたびに両方直さなければならない。
- 月末荷主ごとに月次報告書を作成する。Excelのシートを何枚も参照しながら手で集計し、数字を整形してPDFにする作業が2日間続く。他の仕事が一切できなくなる。
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
在庫を聞かれるたびに倉庫へ電話
荷主から在庫数の問い合わせが1日に何度も来ます。そのたびに事務担当が倉庫スタッフを呼び出して棚を確認してもらい、折り返していたため、午前中がほとんどこの対応で終わっていました。
検品票の転記で数字がずれる
現場で手書きした検品票の数字を、夕方に事務所でExcelへ転記していました。疲れた時間帯の作業で数字がずれ、月に数件の転記ミスが荷主からのクレームにつながっていました。
月末の報告書づくりに2日かかる
荷主ごとに別々のExcelシートから数字を拾って集計し、書式を整えてPDFにする作業が月末に集中していました。その2日間は、ほかの問い合わせへの対応も滞っていました。
誰が何をしているか夕方まで分からない
その日誰がどの作業をどれだけこなしたかは、夕方にならないと分かりませんでした。急ぎの荷主案件が入ると、手が空いている人を探すのに時間がかかっていました。
荷主の問い合わせにすぐ答えられない
荷主が在庫の状況を知るには、電話かメールで問い合わせるしか方法がありませんでした。小さな問い合わせでも倉庫側は手を取られ、荷主側にも手間がかかっていました。
導入後の変化
在庫の電話と月末の集計が軽くなった
入庫検品では、スタッフがタブレットで品番のバーコードを読み取り、数量と状態を入力すると、その時点で在庫数に反映されます。紙に書いて夕方にExcelへ転記する作業がなくなり、入力ミスも減りました。
在庫の問い合わせには、事務担当が品番や荷主名で絞り込めば倉庫に電話せずに答えられます。荷主向けの閲覧画面では荷主自身が在庫を確認できるため、在庫数を尋ねる電話そのものが減りました。
月末の報告書は荷主と期間を選んで出力でき、2日かかっていた作業が半日以内で終わります。作業日報の集計も自動にしたので、急ぎの案件が入ったときに誰が動けるかを画面で判断できます。
実際の画面
画面 1 / 5
入庫検品登録画面
入荷した商品の品番・数量・ロット・状態を、バーコードとタブレットでその場で記録します。手書きの検品票を夕方にExcelへ転記する二度手間がなくなり、入力した内容はそのまま在庫数と入出庫履歴に反映されます。
画面 2 / 5
在庫照会画面
品番・荷主名・保管場所で絞り込み、今の在庫数を確認できます。これまでは倉庫の担当者に電話しないと分からなかった数字が事務所や外出先から見られるので、荷主からの問い合わせにもその場で答えられます。
画面 3 / 5
出荷指示・ピッキングリスト画面
出荷指示を登録すると、出荷先・品番・保管場所を並べたピッキングリストをすぐに印刷できます。荷主別・出荷先別に絞り込めるため、複数の荷主の出荷が重なる日でも迷わず取り出せ、誤出荷とその後の修正対応が減りました。
画面 4 / 5
荷主ポータル・お知らせ画面
荷主は専用の閲覧画面から、自社の在庫をいつでも確認できます。設定した数量を下回るとお知らせが出るので、荷主は倉庫に聞かずに補充を判断でき、倉庫側は同じ問い合わせに何度も電話で答える負担が減りました。
画面 5 / 5
荷主別 月次入出庫実績レポート画面
荷主名と対象月を選ぶと月次報告書ができ、PDFでそのまま送れます。複数のExcelを照合して2日かけていた報告書づくりが数回の操作で終わり、事務担当の月末集計は月60時間から12時間に減りました。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
kintone もExcelも、それ自体は優れたツールです。しかし本事例では、入庫検品・在庫照会・出荷指示・月次報告書の自動生成・荷主ポータルという複数の業務を、ひとつの流れとして記録・完結させる必要がありました。それぞれのツールを組み合わせる方法も検討しましたが、運用の複雑さと転記作業の残存が課題となり、専用に設計する判断に至っています。
- kintone
- 在庫照会や入出庫記録の管理だけであればkintoneのカスタマイズでも対応できます。しかし本事例では、バーコードスキャンによる即時登録・荷主専用のポータル閲覧・月次報告書のPDF自動生成を一本のシステムで完結させる要件があり、複数アプリを組み合わせた構成では管理の手間がかえって増えることが分かりました。
- Excel＋マクロ
- 月次報告書の集計自体はExcelマクロでも自動化できます。しかし複数のスタッフが同時に入出庫を記録する環境では、ファイルの上書き競合や転記漏れが発生しやすく、トラブル時の原因追跡も困難です。本事例ではリアルタイム性と複数人同時入力への対応が求められたため、専用のシステムとして設計しています。
- 業界特化型の倉庫管理SaaS
- 市販の倉庫管理システムは大手向けの設計が多く、中小3PLの運用フローや荷主ごとの報告書フォーマットに合わせた細かいカスタマイズが難しい場合があります。本事例では荷主別の報告書レイアウトや在庫アラートの条件など、現場固有の要件が複数あったため、業務の流れに合わせて専用に設計しています。
費用・期間などのよくある質問
このシステムは購入したりダウンロードしたりできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の課題を解決するシステムは、貴社の業務内容や現場の流れに合わせて新規に設計・開発いたします。まずはお問い合わせフォームからご連絡ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と近い規模の場合、初期開発は50万円から150万円、月額保守は3万円から8万円のレンジが多いです。初回の業務ヒアリングで対象業務の範囲を整理したうえで、個別にお伝えします。「まだ予算が確定していない」段階でもヒアリングだけお申し込みいただけます。
開発にはどのくらいの期間がかかりますか?
業務ヒアリングから本番稼働まで、本事例と近い規模では3か月から5か月が目安です。業務の複雑さや関係者の確認工程によって前後しますが、初回ヒアリング後に概算スケジュールをお伝えします。
既存のシステムやツールと連携できますか?
はい、現場で使われている既存のツールに合わせて設計します。ExcelファイルのインポートやPDF出力、freee・kintone等の外部サービスとのデータ連携など、業務ヒアリングの中で要件を整理し、対応可否をお伝えします。
運用開始後の保守や機能追加はお願いできますか?
はい、月額の保守契約と個別の改修依頼の両方に対応しています。現場の運用が落ち着いてから「この画面にも機能を追加したい」というご要望も多く、稼働後も継続してお付き合いできます。
小規模な倉庫事業者でも依頼できますか?
はい、対応しています。スタッフ数が少ない事業者様からのご依頼も承っており、業務の規模に合わせて必要な機能だけを設計します。「大がかりなシステムは不要だが、月末の報告書作成だけは何とかしたい」といったご相談もお気軽にどうぞ。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。