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開発事例/自動車整備

自動車整備工場

自動車整備工場の車検期限と部品発注を、1つの画面で追えるようにした

整備手帳は手書き、顧客への連絡は電話という工場でした。車両ごとの整備履歴・車検期限・顧客への連絡を1つの画面で管理できる業務アプリを、工場の業務に合わせて作りました。

自動車整備工場向けに開発したシステムの画面
車検取りこぼし(年間)
8件→0件
部品発注書の作成時間
25分→1分
受付の電話催促時間(月間)
60時間→12時間
  1. 概要
  2. 導入前の状況
  3. 導入後の変化
  4. 実際の画面
  5. 費用・期間

事例の概要

業種
自動車整備工場
使う人
自動車整備工場の工場長と受付スタッフ (10〜30名規模)
導入前の課題
車両ごとの整備履歴が手書き整備手帳と工場長の頭の中に分散し、次回車検の連絡漏れが頻発。部品発注書も毎回エクセルで手作りし、顧客への入庫案内は受付が電話で1件ずつ催促している

作った機能

  • 車両台帳 (車台番号・型式・走行距離・次回車検日)
  • 整備履歴タイムライン (作業内容・交換部品・担当メカニック)
  • 次回車検お知らせ (90日前/60日前/30日前で自動表示)
  • 部品発注書PDF自動生成 (車両を選ぶだけで品番・数量入りで出力)
  • 顧客LINE連携 (入庫案内・見積承認・完了連絡を定型文で送信)
  • 工場長の全体画面 (本日の入庫・作業中・車検期限間近を一望)

導入前の1日

ある自動車整備工場の1日

  1. 08:00工場長が朝礼前に整備手帳を広げて本日の入庫車両を確認。手書きの作業伝票を3冊めくって、誰がどの車を担当するか割り振る
  2. 08:30受付が前日の留守電を聞いて折り返しの電話。同時に車検期限が近そうな顧客のカルテを引っ張り出して催促リストを手書きで作る
  3. 10:00リフトに上げた軽トラの整備中、交換部品が必要と判明。工場長がパソコンの前に座り、エクセルの発注書テンプレートをコピーして品番を打ち直す
  4. 13:00受付が顧客に車検入庫の電話。3件中2件は留守、1件は『今度かけ直して』と言われ、付箋に書いてモニターの縁に貼る
  5. 16:00整備が終わった車両を顧客に電話で連絡。出ない場合は携帯にもかけ直す。整備手帳には作業内容を手書きで転記
  6. 18:30工場長が本日完了した車両の整備手帳を1冊ずつ確認し、次回車検日を別ノートに書き写してから帰宅

こんなことが起きていました

御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。

  • 車検の案内を出し忘れる

    整備手帳と顧客台帳が別々に管理されていて、次回車検日の見落としが起きていました。気づいた時には車検が切れ、顧客がほかの工場へ移っていた例が年に何件かありました。

  • 発注書を毎回打ち直している

    同じ型式の車両でも、エクセルで品番・数量・単価を毎回手入力していました。打ち間違いがあると発注先へ送り直す手間もかかり、1台あたり25分ほどかかっていました。

  • 催促の電話がつながらない

    車検入庫の案内は1件ずつ電話でしていましたが、日中は顧客が仕事中で出られないことが多くありました。受付は午後の半分を電話に使い、来店客の対応が後回しになっていました。

  • 工場長が休むと誰も分からない

    どの車がそろそろブレーキパッドの交換時期かは、工場長の記憶に頼っていました。本人が休んだ日は誰も把握できず、手書きの整備手帳は必要な記録を探すだけで時間がかかりました。

  • 言った言わないになる

    作業完了の連絡も見積の承認も電話で行い、内容は伝票の裏にメモしていました。後から言った言わないのやり取りになることがあり、受付担当者が顧客と工場の間に立たされていました。

導入後の変化

車検の案内が電話からLINEに

車両ごとの整備履歴・走行距離・次回車検日が1つの画面にまとまりました。朝礼前に手帳を3冊めくらなくても、その日の入庫と車検期限が近い車両を確認できます。

車検期限は90日前からお知らせに表示され、受付が手書きで催促リストを作る必要はなくなりました。顧客には登録済みのLINEから定型文で入庫案内が届くので、受付の午後の時間は来店客の対応に使えています。

部品の発注書は、車両を選んで部品にチェックを入れるだけで、品番・数量・単価入りのPDFが1分で発行されます。エクセルで打ち直す作業がなくなった分、工場長は整備の段取りに時間を使えるようになりました。

実際の画面

車両台帳一覧

画面 1 / 5

車両台帳一覧

顧客ごとの保有車両について、車台番号・型式・走行距離・次回車検日を一覧で確認できます。手書きの整備手帳をめくって車検日を調べる手間がなくなり、期限が近い車両には印が付くので見落としも減りました。

整備履歴タイムライン

画面 2 / 5

整備履歴タイムライン

1台の車両に行った整備内容・交換部品・担当メカニックを、時系列で確認できます。顧客から前回の交換部品を聞かれても、電話口でこの画面を開けばその場で答えられるようになりました。

部品発注書PDF自動生成

画面 3 / 5

部品発注書PDF自動生成

車両を選んで部品にチェックを入れると、品番・数量・単価入りの発注書PDFが1分以内に出力されます。以前はエクセルで品番を調べながら手入力しており、1台あたり25分ほどかかっていました。

顧客LINE通知の送信完了画面

画面 4 / 5

顧客LINE通知の送信完了画面

車検案内・見積案内・作業完了の連絡を、定型文で顧客のLINEに送れます。1件ずつ電話をかける必要がなくなり、送信記録も残るため、受付業務の時間は月60時間から12時間に減りました。

経営者向け改善レポート

画面 5 / 5

経営者向け改善レポート

車検の取りこぼし件数、発注書の作成時間、受付の電話対応時間を、月ごとの推移で確認できる工場長向けの全体画面です。改善の結果が数字で見えるので、次に手を付ける業務の優先順位を決める材料になっています。

掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。

既製のツールを使わなかった理由

kintone や Excel は優れたツールです。ただし本事例では、車両台帳・整備履歴・部品発注・LINE連絡・工場長の全体把握を一画面で完結させる必要があり、複数ツールの組み合わせでは現場運用が複雑になることが分かりました。

kintone
車両台帳の管理だけならkintoneでも対応できます。しかし本事例では部品発注書PDFの自動生成と顧客LINEへの自動送信も同じ流れで完結させる必要がありました。複数アプリを連携させると運用が複雑になり、現場スタッフの負担が増すと判断しました。
Excel+マクロ
発注書の自動生成はExcelマクロでも対応できます。ただし複数スタッフが同時に編集する車両台帳や、スマートフォンでの確認が必要な場面では、ファイル管理の煩雑さと更新漏れが課題として残りました。
業界特化の整備管理SaaS
既存の整備管理SaaSにも車両台帳や整備履歴の機能はあります。しかし顧客LINE連絡の定型文や部品発注書のレイアウトを工場ごとの運用に細かく合わせることが難しく、現場の流れに沿った設計にするため専用に開発することを選びました。

費用・期間などのよくある質問

このアプリは購入やダウンロードできますか?

いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。「セイビログ」という名前のパッケージ製品は存在せず、購入・ダウンロードはできません。同様の業務課題をお持ちの整備工場には、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。

開発費用と保守費用の目安を教えてください。

業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と同規模の開発では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが目安です。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。まずはお気軽にご相談ください。

開発にかかる期間はどれくらいですか?

業務ヒアリングから初回リリースまで、通常2〜4ヶ月程度です。現場の状況や機能の範囲によって前後しますので、ヒアリング後に改めてお伝えします。

運用開始後の保守・改修にも対応していますか?

はい、対応しています。月額の保守契約または個別の改修依頼、どちらにも対応しています。現場の運用が変わったときや機能を追加したいときも、引き続きご相談いただけます。

既存のシステムやツールと連携できますか?

現場で使われている既存ツール(LINE・Excel・freee・kintoneなど)に合わせて設計します。どのツールをどの範囲で使い続けるかはヒアリングで整理しますので、まず現状をお聞かせください。

業務ヒアリングはどのように進みますか?

オンラインまたは工場への訪問で、現場の流れや困りごとをお聞きします。手書きの手帳や今使っているエクセルがあれば、それを見ながら一緒に整理します。ヒアリング後に開発範囲と費用感をお伝えする流れです。

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このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。