Track record
これまで訪問介護・倉庫物流・建設・自動車整備・士業・食品卸・運送・学習塾など、十数業界の現場で、業務に合わせたオーダーメイド開発をしてきました。下の画面は「こんなふうに解決できます」という提案です。御社の現場に合わせて、ここからゼロから設計します。
Story 01
病棟看護師長・外来クラークの1日
- 1
7:30 出勤直後
夜勤スタッフから口頭で申し送りを受ける。ホワイトボードを見ながら「昨夜退院が1名増えた」「〇号室の予定が延びた」など変更点を確認するが、書き直しが間に合っていない箇所もある。
- 2
8:15 朝の病棟カンファレンス
「今日何床空いてますか？」「明日の受け入れは何人まで大丈夫？」という質問に、師長が記憶と手元メモを頼りに答える。最新情報を全員が共有できているか不安が残る。
- 3
10:00〜12:00 外来・入院受け入れ対応
外来クラークが入院調整の依頼を受けるたびに、ナースステーションに電話して空き状況を口頭確認する。師長が手を離せない時間帯は折り返しになり、受け入れ判断が遅れることもある。
- 4
14:00 退院予定の変更連絡
担当医から「〇号室の患者さん、明日退院を1日延期します」と口頭で伝達。師長がホワイトボードを修正し、夕方の引き継ぎに間に合わせようとするが、他業務と重なると後回しになりがち。
- 5
16:30 夕方申し送り準備
夜勤スタッフへの申し送りノートを手書きで整理。「あの患者さんの変更、書いてあったっけ？」と確認しながら30分近くかかることも。入力ミスや伝達漏れのリスクを感じながら渡している。
- 6
17:00 日勤終了・夜勤へ引き継ぎ
口頭＋手書きメモで申し送り。夜勤スタッフが「さっきの変更、聞いていません」と言う場面も。伝達の抜け漏れが慢性的な課題として残り続けている。
Story 02
現場のもどかしさ、心当たりありませんか
「今日何床空く？」を答えられるのは特定の人だけ
病床の空き状況を頭の中で管理している師長やベテランスタッフがいなければ、誰も即答できない。その人が席を外しているだけで、受け入れ判断が止まってしまう。情報が「人の記憶」に依存していることへの不安、感じていませんか。
退院予定が変わるたびに手書き修正と口頭伝達が発生する
医師から「明日に延びた」「今日になった」と口頭で言われるたびに、ホワイトボードを消して書き直して、関係スタッフに伝えて……という手順が必要になる。忙しい時間帯に重なると後回しになり、結果として古い情報が残ったまま引き継ぎが始まることもある。
申し送りに30分以上かかる日がある
「どの患者さんが今日退院予定で、何が変わって、夜間に気をつけることは何か」を口頭とノートでまとめるのに、毎回まとまった時間がかかる。急いでいる時ほど伝達が雑になり、夜勤明けに「聞いていなかった」というすれ違いが生まれる。
受け入れ確認のたびにナースステーションへ電話している
外来クラークや他部署から「今日入院できますか？」と聞かれるたびに、電話で師長に確認する流れが定着している。師長が対応できない時間帯は折り返しになり、受け入れ側も紹介元も待たせてしまう。この電話、なくせないものかと思ったことはありませんか。
夜勤明けのスタッフが「聞いていなかった」と言う
申し送りノートに書いたつもりが伝わっていない。口頭で伝えたつもりが記録に残っていない。引き継ぎの抜け漏れが慢性的で、「誰かが覚えているはず」という前提で回っている状態に、どこかで限界を感じていませんか。
Story 03
もし、こんな仕組みがあったら
- 1STEP 1
病床の状況を画面で把握する
全病床の患者ステータスと空き状況がリアルタイムで更新される。ナースステーション・スマホどちらからでも同じ画面を確認できる。
- 2STEP 2
入退院予定を一覧で確認する
当日・翌日の入退院予定が時系列で並ぶ。変更があった項目は自動でハイライトされ、受け入れ可能数も自動で集計される。
- 3STEP 3
退院予定の変更を即座に全員に届ける
退院予定が変わった瞬間、関係スタッフのスマホにお知らせが届く。ホワイトボードへの書き直しも確認の電話も不要になる。
- 4STEP 4
申し送りを定型入力と音声メモで残す
定型の項目に沿って入力するだけで申し送りが完成し、シフトをまたいで自動引き継ぎされる。口頭のみの伝達による抜け漏れを減らせる。
- 5STEP 5
稼働実績を数字で振り返る
週次・月次の病床稼働率と入退院件数を一画面で確認でき、病棟運営の振り返りと次月計画に活かせる。
病床管理、こう変わります
「今のやり方」と「この仕組みがあると」を並べてみます。毎日の小さな手間が積み重なっているのが、左側を見るとよくわかります。
今のやり方
- 「今日何床空く？」はナースステーションに電話して確認する
- 病床の空き・患者ステータスはホワイトボードに手書き管理
- 退院予定が変わるたびに書き直しと口頭伝達が発生する
- 申し送りは担当者の記憶とメモ頼りで30分以上かかる日も珍しくない
- 夜勤明けで疲弊した状態での長い引き継ぎが常態化している
- 伝達漏れが起きても「言った・言わない」になりがち
- 病床稼働率の集計は月末にExcelで手作業
この仕組みがあると
- 全病床の空き状況をスマホ・タブレットから即座に確認できる
- 退院予定の変更は関係スタッフ全員のスマホに即時お知らせが届く
- ホワイトボードへの手書き修正・確認の電話が不要になる
- 申し送りは定型入力と音声メモで記録でき、シフトをまたいで自動引き継ぎ
- 引き継ぎにかかる時間を大幅に短縮でき、夜勤明けの負担が減る
- 変更履歴が残るため「いつ誰が変更したか」を後から確認できる
- 病床稼働率・入退院件数は週次・月次で自動集計される
病棟のすべての病床が、タブレットの画面に並んでいる。どの床が空いていて、誰がいつ退院予定で、申し送り事項は何か。それがリアルタイムで更新され、ナースステーションの端末でも、スマホでも、同じ情報を同時に見ることができる。 退院予定が変わった瞬間、担当者がタブレットで1回操作するだけで全スタッフに通知が届く。ホワイトボードの消し書きも、確認の電話も必要ない。「今日何床空く？」は、誰でも画面を見れば即座にわかる。 申し送りはテンプレートに沿って入力し、音声メモを添えることもできる。シフトが替わっても引き継ぎは自動でつながり、夜勤スタッフは出勤してすぐ画面を確認するだけで当日の全情報を把握できる。申し送りにかける30分が、10分以内になる。 電子カルテとは接続しないスタンドアロン構成なので、既存のシステムに影響を与えず、院内のIT部門に大きな負担をかけることなく使い始めることができる。
App Tour
画面で見る解決のかたち
画像はクリックすると拡大できます。
Screen 01
リアルタイム病棟ボード
病床ごとの患者ステータスと空き状況が一画面に並びます。ナースステーションの端末でも、スマホでも、同じ情報を同時に確認できます。「あの床は今誰がいるっけ」と聞いて回る手間がなくなり、外来クラークが受け入れ可否を即座に判断できます。
Screen 02
当日・翌日の入退院予定一覧
入院・退院の予定が時系列で並び、変更があった項目はハイライトで目立ちます。「今日あと何人受けられるか」を数えるために電話する必要がなくなります。受け入れ可能数は自動で集計されるため、クラーク・看護師長どちらが確認しても同じ数字を見ることができます。
Screen 03
申し送り定型入力と音声メモ記録
あらかじめ決めた定型文の項目に沿って入力するだけで申し送りが完成します。急いでいるときは音声メモを添付するだけでも記録が残ります。記録はシフトをまたいで自動で引き継がれるため、「あの件、伝わってなかった」という状況を減らすことができます。
Screen 04
退院予定変更の即時お知らせ
退院予定が変わった瞬間、関係スタッフ全員のスマホにお知らせが届きます。ホワイトボードを消して書き直す手間も、口頭で伝え回る手間もなくなります。変更履歴も残るため、「いつ誰が変更したか」を後から確認することもできます。
Screen 05
病床稼働率・入退院件数の集計画面
週次・月次の病床稼働率と入退院件数を一画面で確認できます。「先月の稼働はどうだったか」「この時期は空きが出やすいか」を数字で把握でき、病棟運営の振り返りや次月の受け入れ計画に役立てることができます。
For everyone involved
看護師長・クラーク・医師、それぞれにとってどう変わるか
この仕組みが変えるのは特定の一人の業務だけではありません。病棟に関わるすべてのスタッフの毎日に効きます。なかでも最も変わるのは、病床管理の全体を把握しながら動いている看護師長自身の仕事のしかたです。
「全体が今どうなっているか」をいつでも一画面で把握できる
申し送りの準備・ホワイトボードの更新・電話確認といった細かな調整業務が減り、患者ケアや스タッフ配置の判断に集中できます。夜勤明けの長い引き継ぎがなくなることで、身体的な負担も軽減されます。
「あの件、伝わっていた？」という不安がなくなる
申し送り事項は定型入力と音声メモで記録され、シフトをまたいで引き継がれます。口頭だけで伝えていたときの「言った・伝わっていなかった」というストレスが減り、引き継ぎに費やしていた時間を患者対応に充てることができます。
入院受け入れ可否をナースステーションに電話せずに即答できる
リアルタイムの病床空き状況と入退院予定一覧を自分の端末から確認できるため、患者や他部署からの問い合わせにその場で答えられます。「確認して折り返します」という待ち時間がなくなり、窓口対応がスムーズになります。
病床稼働率を数字で把握し、経営判断に使える
月末に手集計していた稼働率・入退院件数が週次・月次で自動集計されます。「この時期は空きが多い」「先月の受け入れ状況はどうだったか」を数字で振り返ることができ、病棟運営の改善や計画策定の根拠として活用できます。
Why not off-the-shelf
市販のシステムで足りるのか、と思ったら
電子カルテや市販の病床管理システムはよくできたツールです。ただ、「ホワイトボード管理と口頭申し送りを、貴院のフローに合わせてデジタル化する」という組み合わせを既製品でそのまま実現しようとすると、複数のシステムをつなぎ合わせる必要が出てくることが多く、結果的に現場の負担が増えてしまう場合があります。
電子カルテは患者記録の管理に強みがありますが、病床ごとのリアルタイムステータス表示・申し送りの自動引き継ぎ・退院予定変更の即時お知らせといった「病棟の情報共有」に特化した機能は薄いことが多く、現場が必要とする粒度で使いこなすには別途カスタマイズが必要になります。
LINEやチャットツールでの共有は手軽ですが、病床ごとのステータス管理・入退院予定の自動集計・稼働率の定期集計といった構造化されたデータ管理は苦手です。情報が流れていってしまうため、「今の状態」を誰でも即座に確認するという用途には向きません。
パッケージ製品は一般的な病床管理の流れに最適化されており、機能は充実しています。ただし、貴院独自の申し送りの項目・病床の呼び方・退院判定のルールといった「その病院ならではのお作法」に合わせて調整する余地が限られており、現場が使いやすいかたちに仕上げるのが難しいことがあります。
From zero, with you
ゼロから、貴院の病棟の言葉でつくります
できあいの仕組みを当てはめるのではなく、貴院の病棟の動き方を一緒に見るところから始めて、ゼロから設計します。「うちの病院では退院予定をこう呼んでいる」「申し送りはこの項目だけ残せればいい」「夜勤と日勤で見たい情報が違う」といった、病棟ならではのお作法・呼び方・例外処理まで、現場の言葉で丁寧に聞き出しながら組み立てます。
- 1STEP 1
病棟の業務を一緒に見る
現状のホワイトボード管理・申し送りの流れ・電話確認が発生しているタイミングを実際にお聞きし、どこに手間が集中しているかを整理します。
- 2STEP 2
貴院ならではのお作法を聞き出す
病床の呼び方・申し送り項目の優先度・退院予定の変更がどの職種から発生するかなど、病棟固有のルールと例外処理を丁寧にヒアリングします。
- 3STEP 3
最適なかたちをゼロから設計する
ヒアリング内容をもとに、既製品の流用ではなく貴院の業務フローに合った画面構成・お知らせルール・集計ロジックをゼロから設計します。
- 4STEP 4
小さく作って試し、広げる
まず特定の病棟や限られたスタッフで使い始め、現場の反応を見ながら改善します。効果が確認できたら全病棟・全スタッフへ広げていきます。
FAQ
実際に作るとしたら、のFAQ
Q.これは購入できる製品ですか？
いいえ。このページは「中小病院・クリニックの病床・入退院管理をこういう仕組みで改善できるかもしれない」というアイデアを紹介したものであり、製品として販売しているわけではありません。実際に作るとなれば、貴院の病棟の業務フローをヒアリングするところから始めて、ゼロから設計・開発します。
Q.実際に作るとしたら、費用と期間の目安を教えてください。
規模によりますが、まず特定の病棟向けに最小限の機能（リアルタイム病棟ボード・入退院予定一覧・申し送り記録）から始める場合、初期開発でおおよそ80万〜300万円ほどが目安です。その後の保守・改善・機能追加は月額3万〜10万円ほどで対応します。「どの機能から始めるか」を最初に絞り込んで小さく作るのがおすすめです。まずはご相談いただければ、業務の範囲を確認した上でより具体的な目安をお伝えできます。
Q.既存の電子カルテや予約システムと連携できますか？
連携できる場合もありますが、電子カルテのシステム仕様によって大きく異なります。ヒアリング時に現在お使いのシステムをお聞きし、連携の可否と方法をご説明します。なお、連携なしのスタンドアロン構成でも病床管理・申し送り・お知らせといった機能は問題なく動かすことができます。既存システムへの影響をゼロにしたままスタートすることも可能です。
Q.看護師やクラークへの負担は増えませんか？
導入直後は入力の慣れが必要になる場面もありますが、使い方をできるだけシンプルに設計します。定型の項目に沿って入力するだけ・変更があれば1か所を直すだけ、という操作にまとめることを意識して設計します。操作方法のレクチャーや、使い始めた後のフィードバックをもとにした改善も含めて対応します。
Q.自院で運用できますか？保守はどうなりますか？
日常の操作は専門知識がなくても使えるよう設計します。サーバーの管理やシステムの維持は合同会社カイゼンマニア側で対応するため、院内にエンジニアがいなくても問題ありません。月額の保守費用の中で不具合対応・軽微な改善を行い、業務が変わったタイミングで機能を見直すこともできます。
Q.患者情報を扱うため、セキュリティが心配です。
患者名・入退院情報といった院内情報を扱うシステムのため、アクセス権限の設定（職種・役割ごとに見られる情報を制限）・通信の暗号化・ログの記録といった対策を設計段階から組み込みます。どのような情報をどこまで記録するかはヒアリングの中で整理し、貴院のルールに沿った構成にします。
Related cases
近い領域で実際に作った事例
飲食・流通の現場で、過去にオーダーメイドで開発した事例です。
貴院の病棟に当てはめると、どうなるか
無料の初回相談で、貴院の病棟の動き方にこの仕組みを当てはめたらどうなるかを一緒に具体化します。現状の手間がどこに集中しているかを整理するだけでも、次の一手が見えてきます。作る・作らないはそのあとで決めていただければ大丈夫です。
掲載している画面・数値は紹介用のイメージで、店舗名などは架空です。同様の仕組みを既製品として販売しているわけではなく、実際は貴社の顧問先の業務をお伺いして、ゼロから設計・開発します。