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中小病院・クリニック × 申し送り管理の改善アイデア

「伝えた」と「伝わった」、ちゃんと記録に残っていますか

口頭・ノート・ホワイトボードに分散した申し送りを一本化し、誰が何時に確認したかをログとして残すかたちにできます。未伝達を減らす運用の支援を、貴院の現場に合わせてゼロから設計します。

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  • 未読見落とし

    今気づかず次の日へ

    押すまで通知が止まらない

  • 申し送りの記録

    今ノートへの手書き中心

    スマホから30秒で入力・保存

  • 既読の確認

    今「読んだ?」を口頭で聞く

    誰が何時に確認したかをログで追跡

  • 月次の未伝達件数

    今集計されず埋もれたまま

    自動レポートで毎月可視化

※ 数値は一例です。実際の効果は現場の状況によって変わります。

中小病院・クリニックの院内連絡・申し送り管理向けの中小病院・クリニック×申し送り管理のイメージ

Track record

これまで訪問介護・倉庫物流・建設・自動車整備・士業・食品卸・運送・学習塾など、十数業界の現場で、業務に合わせたオーダーメイド開発をしてきました。下の画面は「こんなふうに解決できます」という提案です。御社の現場に合わせて、ここからゼロから設計します。

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このページの目次

  1. 01現場の流れともどかしさ日々の業務 / 困りごと / こうなったら
  2. 02画面で見る解決のかたち想定する各画面の役割
  3. 03それぞれの立場で、どう変わるか現場・管理・経営の目線
  4. 04なぜ既製品では足りないか市販ツールとの違い
  5. 05ゼロから一緒に設計ヒアリング・設計・試作・展開
  6. 06FAQ費用・期間・連携など

Story 01

看護師長・外来主任の1日——申し送りに追われる現場の流れ

  1. 1

    7:30 日勤開始前

    夜勤担当者からの口頭申し送りを受ける。ノートに書ききれなかった内容は聞き直すが、時間が押しているので「だいたい」で次に進む。

  2. 2

    9:00 外来・処置開始

    患者対応に集中するうち、朝の申し送りで聞いた注意事項の一部が記憶から抜ける。ホワイトボードに転記する時間はない。

  3. 3

    12:30 昼の引き継ぎ

    日勤→遅番への申し送りをノートに手書き。急ぎの処置が入ると書く時間がなく、「さっき話したよね」で済ませてしまう。

  4. 4

    16:00 師長の確認業務

    ヒヤリハット報告書を見直すと、前日の夜勤から引き継がれるべき情報が伝わっていなかったことに気づく。誰が書いて誰が読んだのか追えない。

  5. 5

    21:00 夜勤申し送り

    夜勤スタッフがノートを読んで申し送りを受けるが、日中の追記がどこに書いてあるか分からず、読み落としが発生しやすい。

Story 02

現場でもどかしい思いをしていませんか

「伝えた」と言っても、記録がない

口頭で申し送ったはずなのに「聞いていない」と言われる——この水掛け論、何度繰り返しましたか。どちらが正しいかを証明する手段がないまま、現場のしこりだけが積み重なっていませんか。

ノートの「読んだかどうか」が分からない

申し送りノートに書いても、次シフトのスタッフが実際に読んだかどうかを確認する方法がありません。患者の急変フラグが伝わらないまま処置が始まる——そのリスクを「まあ大丈夫だろう」で乗り越えていませんか。

振り返りに使えるデータがどこにもない

「先月、申し送りの伝え漏れは何件あったか」と聞かれたとき、答えられますか。ノートは日付順に積み重なるだけで、患者ごと・シフトごとの傾向を後から掘り起こす手段がないまま、個人の注意力に頼り続けています。

急変・注意の患者情報が埋もれる

重要な患者の情報も、急ぎの処置メモも、同じノートに並んで書かれるため優先度が分かりません。「あの患者の件、どこに書いたっけ」とページをめくる時間が、1日の中で静かに積み上がっていませんか。

電子カルテとは別の「もう一手間」が常につきまとう

電子カルテへの入力はしているのに、申し送りはアナログ。この二重管理の手間が当たり前になっていませんか。高額な電子カルテ連携システムを入れるほどでもないけれど、このままでいいわけでもない——そう感じながら後回しにしていませんか。

Story 03

もし、こんな仕組みがあったら

  1. ›1シフト開始前

    担当患者ごとに申し送りを入力する

    スマホから患者を選択し、タグと本文を入力するだけ。夜勤明けでも30秒で完了します。

  2. ›2その場で

    次シフト全員にお知らせが届く

    入力が完了した瞬間に、次シフトの担当者全員へお知らせが送られます。

  3. ›3シフト中

    担当者が既読を押してログに残る

    誰が何時に確認したかがログとして自動保存されます。押していない人には再度お知らせが届きます。

  4. 4月末

    未伝達件数を自動集計してレポート化

    月次レポートで未伝達件数・既読達成率を確認。数字で現場改善の進捗を把握できます。

申し送りの流れ、こう変わります

今のやり方とこの仕組みを左右で並べてみます。変わるのは記録の有無だけでなく、「伝わったかどうか」を確かめる手間そのものです。

今のやり方

  • 夜勤明けにノートへ手書きで申し送りを記入する
  • 口頭説明を加えるが、聞いた・聞いていないが曖昧になる
  • 読んだかどうかは本人確認を口頭で行うしかない
  • ホワイトボードの情報が消えると記録が残らない
  • ヒヤリハットが記録に残らないまま埋もれる
  • 師長が未確認者を把握するために個別に声をかける
  • 月次の未伝達件数は誰も集計しておらず改善の根拠がない

この仕組みがあると

  • 患者ごとのスレッドにスマホから30秒で申し送りを入力する
  • 入力と同時に次シフトの担当者全員へお知らせが届く
  • 担当者が既読を押すと日時が自動でログに残る
  • 押していない人には再度お知らせが届き続ける
  • 師長が未確認者を一覧で把握し素早く声をかけられる
  • 申し送り内容と既読履歴がすべて記録として残る
  • 月次レポートで未伝達件数と既読達成率を自動確認できる

シフトが始まる前に、担当患者ごとのスレッドを開いて申し送り内容を入力する。急変や注意が必要な患者には「注意」「急変」タグを付ける。それだけで次シフトの担当者全員にお知らせが届き、既読を押した人・時刻がログに残る。押していない人には再度お知らせが届くので、「読んでいない」まま引き継ぎが進むことがなくなる。 ノートのどこに書いたか探す必要はなく、患者名で絞り込めばその患者に関するすべての申し送り履歴が時系列で見られる。師長は月末に「今月の未伝達件数:0件」という自動レポートを開いて、改善の手応えを数字で確認できる。 電子カルテとの高額連携は不要で、スマホとタブレットがあれば今の現場にそのまま重ねて使える。現場の手間を増やすのではなく、今やっている申し送りをそのままデジタルに置き換えるだけ。「伝えた」が記録になり、「伝わった」が確認になる。

App Tour

画面で見る解決のかたち

画像はクリックすると拡大できます。

Screen 01

シフト別申し送り一覧

日勤・遅番・夜勤のシフトごとに申し送り事項がまとまり、未読件数が一目で分かります。「急変」「注意」タグが色分けされているため、緊急度の高い患者をシフト交代直後に素早く把握できます。ホワイトボードの前で立ち止まって読み合わせをする手間がなくなります。

Screen 02

患者スレッドと既読履歴

患者ごとのスレッドに時系列で申し送りが積み重なり、誰がいつ既読を押したかが一覧で追跡できます。「伝えた・伝わっていない」の水掛け論がなくなり、後から状況を振り返るときの根拠として活用できます。

Screen 03

スマホ対応の入力フォーム

患者選択・タグ選択・本文入力の3ステップで、スマホから30秒以内に申し送りを入力できます。夜勤明けで疲弊した状態でも負担なく記録でき、書き忘れや書き漏れを減らします。電子カルテと連携しない単体設計なので、端末を選ばず導入できます。

Screen 04

未読お知らせとトレース

次シフトの担当者が既読を押していない場合、自動でお知らせが届き続けます。師長・外来主任は未確認者を一覧で把握でき、誰に声をかければよいかが即座に分かります。「伝えたのに読んでいなかった」という状況を未然に防ぎます。

Screen 05

月次の未伝達状況レポート

月ごとの未伝達件数・既読達成率を自動集計したレポートで、現場改善の手応えを数字で確認できます。「未伝達が前月よりどれだけ減ったか」「どのシフトで多いか」を師長が毎月振り返る習慣づくりに役立ちます(数値は運用条件により異なります)。

For everyone involved

師長・担当看護師・管理者、それぞれにとって

この仕組みは申し送りに関わるすべての立場の毎日に効きます。いちばん変わるのは、確認の責任を一人で背負ってきた師長・外来主任自身の仕事のしかたです。

看護師長・外来主任

「伝わったか」を追いかける時間がなくなる

誰が何時に既読を押したかをログで確認できるため、個別に声をかけて回る手間がなくなります。未確認者が一覧で分かるため、必要な人にだけ素早く対応できます。月次レポートで現場改善の進捗を数字で示せるようになります。

夜勤・遅番の担当看護師

疲弊した状態でも30秒で申し送りを記録できる

夜勤明けの手書き記入をスマホ入力に置き換えられます。「急変」「注意」タグを付けるだけで緊急度が伝わるため、口頭説明の補足が最小限で済みます。書き忘れや書き漏れのストレスが減ります。

日勤・次シフトの担当看護師

シフト開始前に担当患者の状況をまとめて確認できる

患者ごとのスレッドを開くだけで時系列の申し送り内容を把握できます。口頭での引き継ぎを聞き逃すリスクがなくなり、シフト開始直後から落ち着いて業務に入れます。

院長・クリニック管理者

ヒヤリハットの芽を捉える材料を残せる

「伝えた・伝わっていない」の論点を後追いできるログが蓄積されます。月次レポートで未伝達件数が可視化され、改善傾向を数字で説明しやすくなります。院内の安全管理を検討する際の補助資料としてもご活用いただけます(医療事故防止効果を保証するものではありません)。

Why not off-the-shelf

市販のアプリで足りるのか、考えてみます

チャットアプリや汎用タスク管理ツールは優れた製品です。ただ、申し送りの「患者ごとのスレッド管理」「シフト別の未読追跡」「既読ログの後追いトレース」「月次未伝達レポート」をひとつの流れで完結させるには、複数のツールを組み合わせるか、現場が運用でカバーする部分が残ります。

LINEやチャットワークだけでは難しいところ

メッセージの送受信は手軽ですが、患者ごとのスレッド管理やシフト別の未読仕分けは構造上難しく、「誰が何時に読んだか」を後から追跡する機能がありません。業務ログとして記録を残す用途には向いていません。

汎用タスク・ノート管理アプリだけでは難しいところ

タスクの管理や記録の蓄積はできますが、「次シフトの担当者が既読を押すまでお知らせが止まらない」仕組みや、月次の未伝達件数を自動集計するレポート機能を持つ製品は多くありません。現場の運用ルールを別途決める手間が残ります。

電子カルテ付属の連絡機能だけでは難しいところ

電子カルテの連絡機能はカルテ操作と一体化しており、シフト別の申し送り管理や未読追跡に特化した設計ではないことがほとんどです。また、導入コストが高く、申し送り管理だけのために全体を切り替えるのは現実的でない場合があります。

From zero, with you

ゼロから、貴院の現場の言葉で設計します

できあいの仕組みを当てはめるのではなく、貴院の業務を一緒に見るところから始めてゼロから設計します。病棟の呼び方・シフトの区切り方・タグの分類基準・緊急連絡のお作法は、クリニックごとに異なります。現場の言葉で組み立てることが、使われ続ける仕組みの条件だと考えています。

  1. ›1STEP 1

    業務を一緒に見る

    現在の申し送りの流れ・ノートの書き方・ホワイトボードの使い方を現場でお聞きします。誰がどこで何に詰まっているかを把握するところから始めます。

  2. ›2STEP 2

    現場ならではのお作法を聞き出す

    シフトの呼び方・患者タグの分類ルール・繁忙期の例外処理・夜勤明けの引き継ぎ慣習など、貴院固有の運用を丁寧に聞き出します。

  3. ›3STEP 3

    最適なかたちをゼロから設計する

    既製品の機能を流用するのではなく、ヒアリング内容をもとに画面の構成・通知のタイミング・ログの保存方法をゼロから設計します。

  4. 4STEP 4

    小さく作って試し、広げる

    まず1病棟・数名のスタッフで使い始め、現場の反応を確認しながら改善します。効果が確認できてから他の病棟・シフトへ展開するのがおすすめです。

FAQ

実際に作るとしたら、のFAQ

Q.これは購入できる製品ですか?+

いいえ。これは「中小病院・クリニックの申し送り管理にこういう仕組みが考えられます」という構想を紹介したものです。製品として販売しているわけではありません。実際に作るなら、貴院の業務をお伺いして、ゼロから設計・開発します。まずは無料の初回相談で、貴院の現場に当てはめたらどうなるかを一緒に具体化しましょう。

Q.実際に作るとしたら、費用と期間の目安はどれくらいですか?+

規模によりますが、まず数名のスタッフが使える最小限の形から始めるなら、初期開発でおおよそ80万〜250万円が目安です。その後の保守・改善対応は月額3万〜8万円ほどが多いケースです。「どの機能から始めるか」をヒアリングで絞り込み、小さく始めるのをおすすめしています。詳しくは初回相談でお聞かせください。

Q.電子カルテと連携する必要がありますか?+

電子カルテとの連携は必須ではありません。この仕組みは電子カルテと独立した単体軽量設計を想定しています。既存の電子カルテ環境を変えることなく、申し送り管理だけを切り出して導入できます。もし既存システムとのデータ連携をご希望の場合は、ヒアリング時にご相談ください。

Q.スタッフ側に操作の負担はかかりますか?+

スマホや院内のタブレットから操作できる設計を想定しています。入力は患者選択・タグ選択・本文入力の3ステップで完結します。既読確認も1回の操作で済む形を考えています。導入当初はスタッフへの使い方説明が必要ですが、慣れると手書きのノートより手間が少なくなる設計を目指します。

Q.自院で運用できますか?保守はどうなりますか?+

日常の操作は師長・主任が管理できるシンプルな管理画面を用意する設計です。システムの保守・サーバー管理・バグ対応は合同会社カイゼンマニアが継続して担当します。機能の追加や変更が必要になった場合も、月次の保守契約の中で相談しながら進めます。

Q.患者情報を扱うセキュリティは大丈夫ですか?+

患者情報の取り扱いは最も慎重に設計します。院内ネットワーク限定のアクセス制限・通信の暗号化・ログの保存期間ルールなどを、ヒアリングの段階でご要件を確認した上で設計に組み込みます。具体的なセキュリティ要件がある場合は初回相談でお知らせください。

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無料の初回相談で、貴院のシフト構成・患者数・現在の申し送りの流れをお聞きし、この仕組みを当てはめたらどうなるかを一緒に具体化します。作る作らないはそのあとで決めていただければ大丈夫です。

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掲載している画面・数値は紹介用のイメージで、店舗名などは架空です。同様の仕組みを既製品として販売しているわけではなく、実際は貴社の顧問先の業務をお伺いして、ゼロから設計・開発します。

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