運送業・運行管理(中小トラック運送会社)
トラック運送会社の配車とドライバー連絡を、ホワイトボードから画面に移した
配車はホワイトボードとExcelで管理し、変更のたびにドライバーへ電話していました。配車画面、ドライバーへの自動通知、月末帳票の一括出力を、現場の業務の流れに合わせて設計しました。

- 月間配車作業時間
- 月60時間→月20時間
- 月末帳票作成時間
- 2日→2時間
- ドライバーへの連絡ミス・漏れ
- 頻繁に発生→ゼロ
事例の概要
- 業種
- 運送業・運行管理(中小トラック運送会社)
- 使う人
- 営業所の配車担当者・運行管理者(中小トラック運送会社の現場責任者)
- 導入前の課題
- ホワイトボードやExcelで配車計画を管理しているため、変更のたびに転記ミスや連絡漏れが発生。ドライバーへのスケジュール周知が電話・紙頼みで時間を取られ、月末の運賃計算や取引先への請求書作成に丸1〜2日かかっていた
作った機能
- デジタル配車ボード(ドラッグ操作でドライバーと便をアサイン)
- 誤配車自動検知(積載超過・免許区分・法定休息時間チェック)
- ドライバーへのスケジュール自動配布(アプリ通知)
- Excelレポート9種の自動出力
- 取引先別請求書の自動生成
- ドライバー別運賃自動計算
- モバイル対応(ドライバーがスマートフォンで確認・報告)
- ロール別権限管理(配車担当・ドライバー・経営者で閲覧・操作範囲を分離)
導入前の1日
中小トラック運送会社の配車担当者、ある1日
- 06:00出勤後すぐにホワイトボードの前へ。前日の残業対応でドライバーの休息時間が足りているか、紙の台帳と睨み合いながら確認する
- 07:00当日分の配車表を完成させ、ドライバー全員に電話で確認。「さっきLINEしましたよ」「見てませんでした」のやり取りが繰り返される
- 09:00取引先から急な積み替え依頼。ホワイトボードを消して書き直し、影響が出るドライバーに再度電話をかけ直す
- 13:00運行中のドライバーから「便の順番、合ってますか?」と電話。手書きの配車表の読み取りミスだった。現場で混乱が起き、謝罪対応に時間を取られる
- 17:00翌日の配車を組みながら、今日の運行記録をExcelに転記。数字が合わず、入力をやり直す
- 月末9種類のExcelレポートを手作業で集計し、取引先ごとに請求書をWordで作成。2日がかりの作業に追われ、翌月の配車準備が後回しになる
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
変更のたびに全員へ電話し直す
取引先から急な変更が入ると、影響するドライバー一人ひとりに電話やLINEで連絡し直していました。1人への連絡が漏れると、そのまま現場でのトラブルにつながります。
免許違いに現場で気づく
大型免許が必要な便に中型免許のドライバーを割り当てたり、積載量を超える便を組んだりすることがありました。ホワイトボードとExcelでは、こうしたミスを事前に止める手段がありません。
月末の帳票づくりで2日つぶれる
取引先ごとの請求書、ドライバー別の運賃明細、国交省向けの運行記録の報告書を、それぞれ手作業で集計して作っていました。その2日間は、翌月の配車準備が止まります。
明日の出発時間の電話が毎日来る
ドライバーが自分の予定を確かめる手段がなく、『明日の出発は何時でしたか』という電話が毎日のようにかかってきます。そのたびに配車担当者の手が止まっていました。
どれが最新の配車か分からない
ホワイトボードに書いた内容、Excelに入力した内容、LINEで送った内容が別々に残っていました。どれが最新なのかを後から追うのが難しい状態でした。
導入後の変化
配車の変更が電話なしで伝わるように
最初に、配車担当者が毎朝ホワイトボードの前で組んでいた配車を画面に移しました。ドライバーを便に割り当てると、予定がその時点でドライバーのスマートフォンに届きます。積載超過や免許区分の不一致があれば警告が出るため、現場に着く前に止められます。急な変更も配車画面を直せば、関係するドライバー全員に通知が届きます。
運行記録は日々の入力から積み上がっているので、月が替わったらボタンを押すだけで、取引先別の請求書、ドライバー別の運賃明細、9種のExcel帳票がまとめて出ます。2日かかっていた作業は2時間以内に収まりました。
経営者は専用の画面で運行実績と売上を確認できます。見られる情報は、配車担当者・ドライバー・経営者の役割ごとに分けています。
実際の画面

画面 1 / 5
デジタル配車ボード画面
ホワイトボードに書いていた配車計画を、画面上でドライバーと便に割り当てます。積載超過・免許区分の不一致・法定休息時間の違反があれば割り当てた時点で警告が出るため、後から組み直す手間が減り、変更もそのままドライバーに通知されます。

画面 2 / 5
ドライバー向けスマートフォン画面
配車が確定すると、各ドライバーのスマートフォンに当日と翌日の予定が届きます。電話や紙で一人ずつ伝える作業がなくなり、ドライバーも出発前に積み地・降し地・時間を確かめられるので、伝え間違いや確認の電話が減りました。

画面 3 / 5
運行記録・日報入力画面
ドライバーが出発・到着時刻や走行距離、積荷の状況をスマートフォンから入力すると、運行記録が積み上がります。紙の日報を回収して月末にExcelへ転記する作業がなくなり、入力された実績はそのまま帳票や運賃計算に使われます。

画面 4 / 5
請求書・帳票自動出力画面
月末にボタンを押すと、取引先別の請求書、ドライバー別の運賃明細、9種類のExcel帳票がまとめて出力されます。WordとExcelを行き来して1〜2日かけていた作業が、2時間程度で終わるようになりました。

画面 5 / 5
経営者向け運行実績・売上サマリー画面
経営者は当月の運行実績・売上・稼働ドライバー数を1つの画面で確認できます。今月の売上やドライバーごとの稼働を知るたびに担当者へ確認していた手間がなくなり、見られる情報は役割ごとに分けています。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
kintoneはカスタマイズ性が高く、多くの業務管理に活用できる優れたツールです。Excelも長年にわたり現場を支えてきました。ただし本事例では、配車・誤配車検知・ドライバーへの自動通知・帳票一括出力を一つの業務として連動させる必要があり、それぞれのツール単体や組み合わせでは対応しきれない要件が重なりました。
- kintone
- 配車情報の管理や日報収集は kintone でも対応できます。しかし本事例では、積載超過・免許区分・法定休息時間を配車アサイン時にリアルタイムで検知し、確定と同時にドライバーのスマートフォンへ自動通知する仕組みが必要でした。kintone のプラグイン範囲では対応が難しく、複数アプリを組み合わせると運用がかえって複雑になることが分かり、専用に設計することにしました。
- Excel + マクロ
- 月末の帳票集計はExcelマクロで省力化できる部分もあります。ただし本事例では複数の担当者が同時に配車を更新する場面があり、Excelのファイル共有では更新の競合や転記ミスが繰り返し発生していました。またドライバーへのスケジュール通知をExcelから行う仕組みを作ることは現実的でなく、配車・通知・帳票を一つの流れで完結させるためには専用に設計する必然性がありました。
- 業界特化の配車SaaS
- 市場には運送業向けの配車管理パッケージも存在します。ただし本事例の取引先ごとに異なる請求書フォーマットや、9種類のExcelレポートの出力仕様は独自要件が強く、既製パッケージのカスタマイズ範囲では対応が困難でした。帳票の出力形式を自社基準に合わせることと、既存の運賃テーブルをそのまま引き継ぐことの両立が、専用に設計する決め手になりました。
費用・期間などのよくある質問
このシステムは購入やダウンロードできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の配車管理・運行管理の課題をお持ちの運送会社様には、貴社の業務フローや取引先要件に合わせて新規に設計・開発する形でご対応しています。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、配車管理・帳票自動出力・ドライバー通知機能を含む類似規模の事例では、初期開発 80〜200万円、月額保守 3〜10万円のレンジが多いです。取引先の数・帳票の種類・ドライバー規模などによって変わるため、初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えしています。
開発期間はどれくらいかかりますか?
業務ヒアリング・設計・開発・テストを含めて、類似規模の事例では3〜6か月程度が目安です。取引先の数や帳票の種類、既存データの移行が必要かどうかによって前後します。初回ヒアリングで業務範囲を確認したうえで、具体的なスケジュール感をお伝えします。
既存のシステムやExcelデータと連携できますか?
はい、現場で使われている既存のExcelファイルや運賃テーブルのデータを引き継ぐ形で設計することが可能です。また、勤怠管理ツール・会計ソフト・LINEなど、現場ですでに使われているツールとの連携についても、ヒアリングの際にご要望をお聞きしたうえで設計に組み込めるか確認します。
運用開始後の保守や改修には対応していますか?
はい、月額の保守契約または個別の改修依頼、どちらにも対応しています。取引先の追加・帳票フォーマットの変更・ドライバーの増員など、運用しながら出てくる変更にも柔軟に対応できます。運用開始後も長くお付き合いできる体制を整えています。
機密情報の取り扱いはどうなっていますか?
業務ヒアリングの前に秘密保持契約(NDA)を締結したうえで、業務内容や運賃情報・取引先情報をお聞きします。開発したシステムのソースコードはお客様に帰属します。情報の管理体制についても初回ご相談の際にご説明しますので、安心してお問い合わせください。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。


