訪問介護・デイサービス
訪問介護・デイサービスの記録を現場で済ませ、請求データまでつなげた
管理者は手書きメモの転記と、月末の国保連請求の入力に追われていました。スタッフ5〜30名規模の事業所向けに、音声で記録を残し、その記録から請求データを作る仕組みを開発しました。

- 月次請求作業
- 丸2日→半日以下
- 介護記録入力(1件)
- 8分→2分以内
- シフト作成
- 月4〜6時間→1時間以内
- 管理者残業
- 月40時間→月15時間以下
事例の概要
- 業種
- 訪問介護・デイサービス
- 使う人
- 訪問介護事業所・デイサービスの介護スタッフおよび管理者(5〜30名規模)
- 導入前の課題
- 介護記録の手書き転記に1件あたり5〜10分かかり、月末の国保連請求データ作成に管理者が丸2日費やしている。シフト作成も担当者の頭の中で組み上げており、急な欠勤対応で毎月混乱が起きる。
作った機能
- スマートフォン音声入力による介護記録の即時デジタル化
- 国保連請求データ(CSV)の自動生成・エラーチェック
- スタッフ条件・資格・希望休を考慮したシフト自動作成
- シフトと勤怠実績の自動連動・月次締め処理
- サービス提供実績の一覧確認・修正・承認フロー
- 未記録・未承認の記録に対する管理者への通知機能
- 利用者ごとのサービス計画と実績の突合確認画面
- 月次集計レポート(稼働率・請求額・スタッフ別実績)
導入前の1日
訪問介護スタッフと管理者のある1日
- 08:00管理者が事業所に出勤。昨日の訪問記録が全員分揃っているか紙の束を確認。未提出が2名いるため電話で催促する
- 09:30スタッフが利用者宅を訪問。サービス終了後に手書きメモで記録。帰宅後に事業所へ持参するか、翌日まとめて提出する
- 13:00管理者がExcelを開き、スタッフから届いた記録を1件ずつ転記。電話が鳴るたびに作業が中断され、入力ミスが起きやすい
- 15:00翌月のシフトを紙とExcelで組み始める。スタッフの希望休・資格・訪問エリアを頭の中で照合しながら、何度も書き直す
- 17:30月末が近づくと国保連への請求データ作成が重なり、シフト作業と並行して残業が常態化。誤請求のリスクを感じながら深夜まで作業が続く
- 20:00ようやく帰宅。翌日も同じ流れが続く。「これを毎月繰り返すのか」という消耗感がじわじわと積み重なっていく
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
記録が届くまで中身が分からない
スタッフが現場で書いたメモは、翌日以降に紙で届くまで管理者には見えません。体調の変化や申し送りがあっても、その日のうちに把握できませんでした。
月末の2日間は請求入力で手一杯
国保連請求は、転記ミスが1件あるだけで返戻になります。確認作業を含めると、月末の2日間は管理者の他の業務がほぼ止まっていました。
欠勤のたびに代わりを電話で探す
急な欠勤が出ると、資格・エリア・時間帯を照らし合わせながら代わりのスタッフに電話をかけます。慣れた担当者でも毎回30分以上かかり、担当者が休むと対応できる人がいませんでした。
出したはずの記録が見当たらない
紙で記録を管理していると、提出済みかどうかがはっきりしません。月末にまとめて確認すると数件の記録が見つからず、そのたびにスタッフへの確認と修正に時間を取られていました。
訪問後の手書き記録が負担
訪問のあとに手書きで詳しく記録する作業は、スタッフにとって負担でした。記録の手間は、スタッフの採用や定着にも関わる課題になっていました。
導入後の変化
現場の記録がそのまま請求データに
訪問介護事業所の管理者から毎日の記録転記について相談を受け、業務の流れを一緒に整理しながら開発しました。スタッフはサービス終了後、スマートフォンに話しかけて記録を残します。事業所に戻らず、移動中の数分で記録が終わります。
管理者の画面には入力された記録がすぐに並び、未記録のサービスには通知が届きます。承認すると記録が確定し、国保連に提出するCSVファイルはその内容から作られます。返戻の原因になりやすい入力ミスは、提出前の確認で見つけられます。
シフトは資格・希望休・担当エリアをもとに叩き台を作るため、管理者は微調整するだけです。毎月数時間かかっていた作業が1時間以内に収まり、勤怠の実績とも連動しているので月次の締めもほぼ自動で終わります。
実際の画面

画面 1 / 5
音声入力による介護記録(スマートフォン対応)
サービスが終わったその場で、スタッフがスマートフォンに話しかけると介護記録が登録されます。手書きメモを事業所でExcelに転記する作業がなくなり、1件8分かかっていた入力は2分以内に収まるようになりました。

画面 2 / 5
サービス提供実績の一覧確認・承認画面
管理者は事務所のパソコンから、スタッフ全員の記録と未記録・未承認の件数を確認し、その場で承認できます。紙を回して押印する手順がなくなり、月末に慌てて抜け漏れを探すこともなくなりました。

画面 3 / 5
シフト自動作成・編集画面
スタッフの資格・担当エリア・希望休を登録しておくと、翌月のシフトの叩き台ができ、急な欠勤時の代わりの候補も表示されます。紙で組んでいた作業が、微調整だけで済む1時間以内の作業になりました。

画面 4 / 5
国保連請求データ自動生成・エラー確認画面
承認済みの介護記録から国保連に提出するCSVファイルを作り、提出前に記録の抜けや単位数の不整合を確認します。管理者が月末に丸2日かけていた手入力が半日以下の確認作業になり、返戻も起きにくくなりました。

画面 5 / 5
管理者向け月次集計レポート画面
稼働率・請求額・スタッフ別の実績を月ごとに自動で集計して表示します。Excelをさかのぼって数字を拾う作業がなくなり、翌月の配置や利用者への対応方針を、数字を見ながら検討できるようになりました。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
市場にある介護記録ソフトやExcelは、それぞれの場面では十分に機能します。ただし本事例では「記録の入力・承認・請求データ生成・シフト管理・月次集計」を1つの流れとして完結させる必要があり、既存ツールを組み合わせるだけでは運用が分断されてしまうことが分かりました。業務全体を整理したうえで専用に設計しています。
- 既製の介護記録・請求ソフト
- 介護記録の入力や国保連請求に対応した既製ソフトは多数あります。ただし本事例では、音声入力した記録をそのまま承認フローに乗せ、シフトと勤怠を自動連動させたうえで月次集計まで一気通貫で完結させたい要件がありました。既製ソフトでは対応できない独自の承認ルールや集計項目があり、カスタマイズの範囲を超えると判断しています。
- Excel(マクロ・関数の組み合わせ)
- 記録の転記や請求額の計算をExcelのマクロで自動化することは可能です。しかし複数のスタッフが外出先からスマートフォンで入力し、管理者がリアルタイムで承認するという運用には対応できません。ファイルの受け渡しやバージョン管理の手間が残るため、現場の負担をゼロに近づけるには別の手段が必要でした。
- 紙の記録票と手作業による請求処理
- 本事例の導入前はまさにこの運用でした。スタッフが手書きした記録票を事業所に持ち帰り、管理者が目視で確認してExcelに転記し、月末に国保連フォーマットへ手作業で入力する流れです。記録の抜け漏れや転記ミスが返戻につながることもあり、管理者の月40時間超の残業の大きな原因になっていました。
費用・期間などのよくある質問
このアプリは購入またはダウンロードできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。このページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同じものを販売・提供しているわけではありません。同様の課題をお持ちの事業所には、貴社の業務内容・規模・既存ツールに合わせて専用に設計・開発いたします。まずはお気軽にご相談ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜200万円、月額保守3〜10万円のレンジが多いです。記録・請求・シフトの3領域をまとめて開発した場合は上限寄りになる傾向があります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで、個別にお伝えします。
開発期間はどれくらいかかりますか?
業務ヒアリングから本番稼働まで、おおむね2〜4か月が目安です。機能の数や既存データの移行有無によって前後します。初回ヒアリング後に業務範囲を確認してから、より具体的なスケジュールをお伝えします。
今使っている介護ソフトやシステムと連携できますか?
はい、現場で使われている既存のツールに合わせて設計します。国保連への提出フォーマットに対応したCSV出力はもちろん、LINEやExcel、既存の記録ソフトのデータを取り込む仕組みも、業務ヒアリングをもとに個別に検討します。
スタッフ数が少ない小規模事業所でも依頼できますか?
はい、対応可能です。本事例もスタッフ5〜30名規模の事業所を想定して開発しています。規模が小さい分、必要な機能を絞ってコストを抑えた設計も可能です。業務の規模感をヒアリングのうえ、最適な範囲をご提案します。
稼働後の保守や機能の追加改修はお願いできますか?
はい、月額の保守契約または個別改修依頼の両方に対応しています。現場で使い始めてから「この項目を追加したい」「集計の出し方を変えたい」といったご要望が出ることも多く、継続してサポートできる体制を整えています。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。


