食品卸・地場問屋
地場問屋の朝の受注から配送と請求までを、1つの画面で回せるようにした
朝6時から届くFAXと電話の注文を手で転記し、配送ルートは勘で組み、月末は請求書を1枚ずつ作っていました。受注の読み取りから請求書の発行までを扱う業務管理システム「トンヤナビ」を作りました。
- 朝の受注処理
- 3時間→45分
- 転記ミス件数
- 月12件→月1件
- 配送走行距離
- 基準値→月15%削減
事例の概要
- 業種
- 食品卸・地場問屋
- 使う人
- 地方都市で青果・乾物・酒類などを扱う中小卸(社員5〜30名)の受発注担当・配送担当・社長
- 導入前の課題
- 朝6時から飲食店・小売店からのFAXと電話注文が殺到。手書きで仕分けし、社内伝票に転記、配送ルートを地図で組み、夜は売上を電卓で集計。締め日には請求書を1枚ずつExcelで作成
作った機能
- FAX自動取り込みと注文一覧化
- 得意先別の単価マスタと掛率管理
- 配送ルート自動組み
- 在庫と仕入のリアルタイム連動
- 月末請求書一括発行
- 経営者向け売上・粗利ダッシュ画面
導入前の1日
地場問屋・山田商店の1日
- 05:30番頭さんが出社、夜中に届いたFAX注文書の束(80〜150枚)を仕分け台に広げる
- 06:00飲食店からの追加注文の電話が鳴り始める。手書きの注文メモを伝票に転記
- 07:30配送担当が伝票を見ながら、長年の勘でトラック3台分のルートを地図に書き込む
- 08:30トラック出発。事務所では昼まで、品切れ品の代替提案を得意先に電話で連絡
- 15:00帰社したドライバーが手書きの納品控えを提出、事務員が在庫システムに手入力
- 19:00社長が電卓で本日の売上を集計、月末は経理担当が請求書を1枚ずつExcelで作成して郵送
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
FAXの字が番頭さんしか読めない
得意先の板長さんが手書きする注文書は癖が強く、読めるのは番頭さんだけでした。番頭さんが休んだ日は、朝の受注処理がなかなか進みませんでした。
「いつもの」が新人には分からない
忙しい朝に電話で『いつものを2ケース』と頼まれても、新人の事務員には中身が分かりません。後から得意先に確認の電話をかけ直すことがたびたびありました。
得意先ごとに単価が違う
同じ商品でも、A料理店は卸値、Bスーパーは特売値、C居酒屋は掛率85%と条件が異なります。その単価表は、長年勤める番頭さんの頭の中にしかありませんでした。
配送ルートはベテランの勘頼み
回る順番はベテラン配送員の経験で決めていたため、その人が辞めると新人はどの順で回ればよいか分かりません。遠回りでガソリン代がかさみ、午後の戻りも遅くなっていました。
月末は請求書づくりで徹夜
得意先80社分の請求書を1枚ずつExcelに打ち込み、印刷して封入し、切手を貼っていました。経理担当は月末に3日間徹夜が続き、毎月体調を崩していました。
導入後の変化
朝の受注処理が3時間から45分に
山田商店様向けに、朝のFAXをスキャナに通すと得意先・商品・数量を読み取って一覧にする画面を作りました。読み取れない手書き文字には赤い印が付き、番頭さんが画面で直せるので、新人事務員も朝の受注処理に入れます。電話注文は得意先名を入れると過去の注文履歴が出るため、聞き返しが減りました。
得意先ごとの単価と掛率は登録済みなので、伝票への転記は不要です。配送ルートは住所をもとに回る順を提案し、ベテラン以外でも組めます。月末の請求書は全社分のPDFをボタン1回で出せるようになり、経理担当の徹夜はなくなりました。
朝の受注処理は3時間から45分に、転記ミスは月12件から1件に減り、配送の走行距離は月15%短くなりました。
実際の画面
画面 1 / 5
FAX注文書の自動読み取り画面
スキャンしたFAX画像と読み取り結果を左右に並べて表示し、読み取りが不確かな手書き文字には赤い印が付きます。1枚ずつ手で転記していた頃と比べ、朝の受注処理は3時間から45分程度に縮まりました。
画面 2 / 5
得意先別の単価マスタ画面
得意先ごとに異なる卸値と掛率を一覧で管理し、電話注文でも得意先を選べば伝票の単価が自動で入ります。古参スタッフの記憶に頼っていた取引条件が画面に残るので、入社したばかりの事務員でも単価を間違えずに済みます。
画面 3 / 5
配送ルート自動組み画面
その日の納品先と希望時刻をもとに、トラック3台分の配送ルートを回る順に提案します。勘と地図で組んでいたルートを毎朝数分で確定でき、新人ドライバーも提案どおりに回れるため、走行距離は月15%程度減りました。
画面 4 / 5
月末の請求書一括発行画面
得意先80社分の請求書を、ボタン1回でPDFとしてまとめて作れます。郵送・メール・FAXの送り分けも得意先ごとに登録でき、経理担当が月末に徹夜でExcelから作っていた作業は半日以内に終わるようになりました。
画面 5 / 5
社長向け売上・粗利の帳簿画面
日次・月次の売上、得意先別の粗利、商品別の動きを1つの画面で確認できます。伝票を電卓で集計しなくても、朝の仕入れのあとに開けば、どの得意先が利益に貢献しているかや先月との差がすぐに分かります。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
kintone や Excel はいずれも優れたツールであり、単体の業務管理には十分に力を発揮します。ただし本事例では、FAXの自動読み取りから得意先別単価管理・配送ルート組み・月末請求書の一括発行までを1つの画面の流れとして完結させる必要があり、汎用ツールの組み合わせだけでは運用が複雑になることが分かりました。そこで業務全体を一度整理し、専用に設計・開発しています。
- kintone
- 得意先ごとの単価マスタ管理や受注一覧化はkintoneのカスタマイズでも対応できます。しかし本事例ではFAX画像の自動読み取りと配送ルートの自動提案も同一の操作の流れに組み込む必要があり、複数のプラグインや外部連携を重ねると運用の複雑さが現場の負担になることが分かりました。
- Excel＋マクロ
- 月末請求書の作成や売上集計はExcelマクロでも対応できます。ただし本事例では複数のスタッフが朝の繁忙時間帯に同時に受注入力を行う必要があり、ファイルの排他制御や更新のたびに生じる転記ミスが月12件のクレームにつながっていました。複数人が同時に使える環境をExcelで整えることが、現場の実態に合わないと判断しました。
- 業界特化の受発注SaaS
- 食品卸向けの受発注サービスはいくつか存在しますが、本事例では得意先ごとに長年続いてきた個別の掛率・支払条件・送付手段が細かく異なっており、既存サービスのマスタ設計に合わせて業務を変えることが難しい状況でした。業務に合わせてシステムを作るという方針から、専用に設計することを選びました。
費用・期間などのよくある質問
このアプリは購入またはダウンロードできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の業務課題をお持ちの企業様には、貴社の業務内容に合わせて専用に新規開発する形でご対応しております。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と同規模の類似開発では初期開発50〜200万円、月額保守3〜10万円のレンジが多いです。機能を絞った小規模な構成であれば初期開発30〜80万円・月額保守2〜5万円程度になることもあります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えしますので、まずはお気軽にご連絡ください。
開発にはどれくらいの期間がかかりますか?
業務ヒアリングと要件整理に2〜4週間、開発・テストに2〜4か月程度が目安です。機能の数や現場確認の回数によって前後しますが、初回ヒアリングの後に大まかなスケジュールをご提示します。
既存のシステムやツールと連携できますか?
はい、可能です。現場でお使いのExcelファイル・FAX機器・会計ソフトなど、既存の環境に合わせて設計します。どのツールをそのまま残し、どこを新しく作るかは業務ヒアリングの中で一緒に整理します。
開発後の保守・改修はどのように対応していますか?
月額の保守契約と、必要な時だけ依頼できる個別改修依頼の両方に対応しています。現場の運用が変わったときや、機能を追加したいときも引き続きご相談いただけます。
社員数が少ない小規模な問屋でも依頼できますか?
はい、社員5名程度の小規模事業者からもご相談をお受けしています。規模に合わせて機能の範囲を絞り、費用と運用の負担を抑えた設計をご提案します。まずは現状の業務の流れをお聞かせください。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。