司法書士・行政書士事務所
司法書士・行政書士事務所の書類転記をなくし、案件を1つの画面で追えるようにした
顧客情報をExcel台帳から申請書類へ手で転記し、案件の進み具合は口頭で確かめていました。顧客情報を一度登録すれば書類のひな型に自動で入り、案件の状況を一覧で見られる仕組みを作りました。
- 月間書類作成・転記作業時間
- 月60時間→月20時間
- 転記ミスによる申請差し戻し
- 頻発→ゼロ
- 週間進捗確認電話件数
- 週30件→週5件以下
事例の概要
- 業種
- 司法書士・行政書士事務所
- 使う人
- 司法書士・行政書士事務所の事務担当者（補助者・事務スタッフ）
- 導入前の課題
- 申請書類の定型文をExcelや紙の台帳から手作業で転記するため転記ミスが頻発し、案件ごとの進捗確認は担当者への口頭確認や電話に頼っている。顧客への書類共有もメール添付・FAXが混在しており、どのバージョンを送ったか追跡できない
作った機能
- 顧客情報から各種申請書類への自動入力（氏名・住所・生年月日・押印欄など）
- 申請書類の定型文管理（書類種別ごとにひな型を登録・更新・バージョン管理）
- 案件ステータス一覧（受付・書類作成中・申請済・完了など段階管理）
- 担当者・期限・書類種別による絞り込み検索
- 顧客向け書類共有リンクの発行（最新版のみ参照、ダウンロード可否を設定）
- 書類送付・受領の履歴ログ（いつ誰に何を共有したか記録）
- 期限超過案件・未着手案件のお知らせ表示
導入前の1日
司法書士・行政書士事務所の事務担当者、ある1日
- 08:45出勤後すぐに手書きの進捗表を開き、本日期限の案件を手作業で拾い上げる。台帳に記載漏れがあると気づき、昨日の担当者メモをさかのぼる
- 09:30新規受任の相続登記案件について、WordテンプレートをコピーしてExcelの顧客台帳と見比べながら氏名・住所・持分割合を一字一字手入力する。入力中に電話が入り、途中で作業が中断される
- 11:00顧客から「先日送っていただいた書類の最新版はどれですか」と問い合わせの電話。メールの送受信履歴をさかのぼるが、担当者が複数いるため把握に時間がかかる
- 13:30午後の申請分の書類を印刷・製本。押印欄のある書類と添付書類の組み合わせを目視確認しながらセットするが、差し替え前の旧版が紛れていないか不安になる
- 15:00担当の司法書士から「○○様の案件どこまで進んでる?」と口頭確認が入る。台帳を開いて調べ直し、口頭で返答する。この確認が1日に何度もある
- 17:30退勤前に翌日対応が必要な案件を台帳で洗い出し、付箋でデスクに貼っておく。貼り忘れると翌朝に発覚することもある
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
転記ミスで法務局から補正が来る
申請書類に顧客の氏名・住所・生年月日を入れる際、Excel台帳と見比べながら手で打ち込んでいました。一文字の違いでも法務局から補正を求められるため、作成のたびに何度も目で確認していました。
あの案件がどこまで進んだか分からない
担当者が複数いるため、自分が関わっていない案件の進み具合は台帳を見るしかありませんでした。台帳の更新が数日遅れることもあり、進み具合を尋ね合う会話が一日に何度も発生していました。
顧客が古い版に押印して持ってくる
送付後に書類を修正して再送しても、顧客が古い版を印刷・押印して持参することがあり、そのたびにやり直していました。最新版を尋ねる問い合わせ電話の対応にも時間を取られていました。
期限が近い案件を見落としそうになる
登記申請には法的な期限があり、台帳やカレンダーで管理していました。担当者の休暇や急ぎの対応が重なると確認が後回しになり、補うための付箋を貼り忘れることもありました。
導入後の変化
申請書類への転記作業がなくなった
導入前は、申請書類を作るたびにExcel台帳から顧客情報を手で転記していました。旧字体や住所の表記ひとつで補正を求められるため、何度も目視で確認しても月に数件は補正が発生していました。
現在は顧客情報を一度登録すれば、相続登記・住所変更登記・会社設立などのひな型に氏名・住所・生年月日が自動で入ります。案件は担当者・書類種別・状況ごとに一覧で確認でき、進み具合を尋ね合う声かけも減りました。
書類は顧客ごとの専用リンクで共有し、常に最新版だけが表示されます。古い版に押印されるトラブルがなくなり、いつ誰にどの書類を共有したかも画面で確認できます。
実際の画面
画面 1 / 5
案件一覧画面
受付から完了までの全案件の状況を一覧で確認でき、担当者・書類種別・期限で絞り込めます。期限が近い案件や未着手の案件にはお知らせが出るため、口頭で進み具合を確かめる手間と対応漏れが減りました。
画面 2 / 5
書類自動入力画面
顧客情報を一度登録すると、相続登記・会社設立・在留資格申請などのひな型に氏名・住所・生年月日・押印欄の情報が自動で入ります。Wordを複製して毎回手入力していた作業がほぼ不要になり、転記ミスによる差し戻しの心配が減りました。
画面 3 / 5
定型文（ひな型）管理画面
書類の種別ごとにひな型を登録・編集し、変更履歴とあわせて版を管理できます。法改正や書式変更の際はこの画面で更新すれば全員に反映されるため、古い書式を誤って使い続けることがなくなりました。
画面 4 / 5
顧客向け書類共有画面
顧客ごとに共有リンクを発行でき、顧客はそのリンクから最新版の書類を確認・保存できます。メールやFAXで差し替え版を送り間違えることがなくなり、どれが最新版かを尋ねる電話も減りました。
画面 5 / 5
案件進捗・業務実績レポート画面
月別の案件件数・書類作成件数・転記ミス発生件数の推移を確認できます。業務の成果を数字で振り返れるようになり、繁忙期の傾向や作業が集中する書類種別を見て、スタッフ配置を見直す材料にもなります。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
freee・弥生・Excelはいずれも優れたツールです。士業事務所の会計管理や簡易的な顧客台帳であれば十分に活用できます。ただし本事例では、書類の自動入力・ひな型のバージョン管理・顧客向け共有リンクの発行・案件ステータスのリアルタイム把握を一体で運用したいという要件があり、汎用ツールだけでは対応が難しい部分が生じました。
- freee / 弥生
- 会計・税務管理には強みがありますが、申請書類のひな型管理や顧客ごとの書類共有リンク発行、案件ステータスの段階管理といった業務フローには対応していません。会計データとの連携は検討できますが、書類作成・進捗管理の中核部分は別途作り込む必要があり、それ自体が専用に開発する対象になりました。
- Excel（台帳・Wordテンプレートとの組み合わせ）
- 実際に導入前はExcel台帳とWordテンプレートの組み合わせで運用されていました。件数が増えるにつれて更新漏れや転記ミスが常態化し、複数担当者が同じファイルを操作することでバージョン管理が破綻していました。マクロで部分的な自動化を試みた経緯もありましたが、書類種別の増加とともに保守が困難になり、根本的な再設計が必要と判断されました。
- kintone
- 案件管理の基本的な部分はkintoneでも構築できます。しかし本事例では、顧客情報から各種申請書類のひな型への自動流し込み・書式のバージョン管理・顧客専用共有リンクの発行という三つの要件を一体で動かす必要があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数のアプリを組み合わせることで運用がかえって複雑になることが分かりました。業務全体を整理したうえで専用に設計しています。
費用・期間などのよくある質問
このアプリは購入・ダウンロードできますか?
いいえ、これは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介ページです。同名のパッケージとして販売・提供はしておりません。同様の業務改善を希望される場合は、貴事務所の業務フローや書類の種類に合わせて新規開発で承ります。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
開発費用と保守費用の目安を教えてください
業務範囲や対応する書類種別・機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが多いです。事務所の規模や案件件数が小さく機能を絞った場合は、初期開発30〜80万円・月額保守2〜5万円に収まることもあります。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えしますので、まずはお声がけください。
開発にかかる期間はどれくらいですか?
業務ヒアリングから本稼働まで、おおよそ2〜4か月が目安です。対応する書類種別の数や既存データの移行が必要かどうかによって前後します。初回ヒアリング後にスケジュールの目安をお伝えします。
既存の会計ソフトや顧客管理ツールと連携できますか?
freee・弥生・Excelなど現場で使われているツールに合わせて設計することが可能です。完全連携が難しい場合でも、データの取り込み・書き出しの仕組みを用意するなど、現場の運用に合わせて検討します。ヒアリング時に現在のツール構成をお聞かせください。
運用開始後の保守・改修はどうなりますか?
月額の保守契約と個別改修依頼の両方に対応しています。法改正による書式変更や、業務フローの変化に合わせた機能追加なども承ります。運用しながら現場の使い勝手を確認し、継続的に改善していくことを想定した設計にしています。
機密情報の取り扱いやセキュリティはどうなっていますか?
開発前にNDA（秘密保持契約）を締結したうえで業務内容をお聞きします。開発したシステムのソースコードはお客様帰属です。通信の暗号化やアクセス権限の設定など、事務所の運用ルールに合わせたセキュリティ設計を行います。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。