設備工事の完工報告書と請求書を、現場で撮った写真から作れるようにした

事例の概要

導入後の変化

写真から報告書と請求書の下書きができる

既製のツールを使わなかった理由

kintone も Excel も、工事業務の管理ツールとして多くの現場で活用されている優れた選択肢です。ただし本事例では、写真の案件紐付け・報告書の自動生成・請求書との連動・入金ステータスの色分け管理を「1つの操作の流れとして現場からつなげたい」という要件があり、汎用ツールだけでこれを完結させるには複数のツールを組み合わせる必要があり、運用の複雑さが課題になりました。

kintone

案件管理や入金ステータスの記録はkintoneで対応できます。ただし本事例では、スマホで撮影した写真を案件と紐付けて報告書を自動生成し、そのまま請求書の下書きまで連動させる一連の流れが必要でした。kintoneのカスタマイズで対応しようとすると、プラグインや外部連携の組み合わせが複雑になり、現場担当者が使いこなせる操作性を保つことが難しいと判断しました。

Excel（マクロ含む）

請求書・報告書の作成にExcelのフォームやマクロを使っている事業者は多く、一定の業務には有効です。ただし本事例では、現場のスマホから写真をアップロードしてリアルタイムで案件情報と紐付ける操作が必要であり、Excelではスマホからの入力・写真連携・PDF自動生成を一体の操作として提供できませんでした。

工事業向け汎用システム

市販の工事管理システムにも報告書・請求書の作成機能を持つものがあります。ただし本事例のお客様は、既存の案件管理方法や請求ルール・顧客ごとの書類フォーマットに独自の慣習があり、汎用システムの定型フォームではその慣習を再現しきれませんでした。貴社固有の業務の流れに合わせて専用に設計する必要があると判断しています。