学習塾・各種教室（運営管理）
学習塾の生徒の記録と月謝請求を、1つの画面で扱えるようにした
出欠は紙の台帳、点数はExcel、保護者連絡はプリントと、情報が分かれていた学習塾です。生徒の記録から保護者向けレポート、口座振替依頼データの作成までを1つのシステムにまとめました。
- 月末請求業務の所要時間
- 月8時間→月1時間台
- 保護者への学習報告頻度
- 月1回→随時
事例の概要
- 業種
- 学習塾・各種教室（運営管理）
- 使う人
- 学習塾・各種教室の塾長・教室オーナー
- 導入前の課題
- 出欠・点数・進捗の記録が紙やExcelに分散し、月謝の未納確認と振替依頼データ作成に毎月数時間かかる
作った機能
- 生徒ごとの出欠・テスト点数・授業進捗のまとめて管理
- 保護者向け学習レポートの自動生成・送付
- 月謝の口座振替依頼データ自動作成
- 未納者への一括お知らせ送信
- 生徒別・科目別の成績推移グラフ表示
- 授業ごとの出席率・進捗率の集計画面
- 塾全体の入退塾・在籍状況の管理
導入前の1日
学習塾のある1日と、月末の憂鬱
- 14:00授業前の準備。今日の出席予定と前回のテスト点数をノートとExcelで照らし合わせながら確認する
- 15:00授業開始。出欠を紙の台帳に記入しながら、各生徒の理解度をメモ書きで残していく
- 18:30授業終了後、保護者から「うちの子、最近どうですか」と電話。手元のノートを探しながら答える
- 19:30テスト結果をExcelに入力。生徒ごとのシートが増えすぎてどこに何があるか分からなくなってきた
- 月末口座振替の締め日。Excelから手作業で銀行所定フォーマットに転記し、未納者を一人ずつリストアップして電話をかける
こんなことが起きていました
御社でも当てはまるものがあれば、同じ考え方で改善できます。
先月の点数がすぐ出てこない
出欠は紙の台帳、テスト点数はExcel、保護者への連絡はプリントと、情報が別々の場所にありました。授業の合間に生徒の先月の点数を探す手間が、毎日少しずつ積み重なっていました。
保護者への報告が月1回で限界
学習状況の報告は手書きのお知らせで作っていたため、作成に時間がかかり、配布は月1回が精一杯でした。もっとこまめに伝えたくても、その時間を確保できていませんでした。
月末の振替データ作りが重い
口座振替の依頼データは、銀行指定のフォーマットへ手作業で転記していました。未納者の確認も名簿と入金記録を見比べて1人ずつ行い、この作業だけで毎月5〜8時間かかっていました。
未納の電話をかけづらい
月謝が未納の保護者への連絡は電話で行っており、伝え方に毎回気を遣う作業でした。連絡が遅れるほど未納が長引くと分かっていても、後回しになりがちでした。
導入後の変化
月末の請求作業がボタン操作で済むように
出欠の記録、テスト点数、授業ごとの進捗メモが1つの画面に集まり、生徒の最近の様子を探し回る必要がなくなりました。保護者向けの学習レポートはボタンを1回押すと生徒ごとに作成され、プリントを作っていたころより頻繁に学習状況を伝えられるようになりました。
月末の口座振替依頼データは、月謝金額と生徒情報から自動で作成されます。銀行へ持参する前にダウンロードするだけで、転記作業はなくなりました。未納があった場合は画面からお知らせを一括で送れるので、電話をかける前に確認の連絡ができます。
実際の画面
画面 1 / 5
生徒詳細画面（出欠・成績・進捗一覧）
生徒ごとの出欠履歴・テスト点数・授業進捗を1つの画面で確認でき、保護者への連絡メモも記録できます。ノートとExcelと手書きプリントを見比べる必要がなくなり、担当講師が替わっても引き継ぎがしやすくなりました。
画面 2 / 5
出欠・テスト点数の入力画面
授業後に、その日の出欠とテスト点数をコマごとに一覧でまとめて入力できます。生徒ごとのノートを見返して転記する手間がなくなり、入力は授業後5分程度で終わるように画面を作っています。
画面 3 / 5
保護者向け学習レポートの生成・確認画面
出欠・点数・授業進捗をもとに作られた生徒ごとの学習レポートを、送付前に確認できる画面です。手書きプリントを用意して配る作業がなくなり、月1回だった報告を授業のたびに送れるようになりました。
画面 4 / 5
口座振替依頼データ作成・未納お知らせ送付画面
月謝の口座振替依頼データを、ボタン1回の操作で作成できます。銀行所定のフォーマットへの手作業の転記がなくなり、未納の保護者へのお知らせもこの画面からまとめて送れるため、1人ずつ電話する必要もなくなりました。
画面 5 / 5
塾全体の経営サマリ・月次集計画面
在籍人数・月謝収入・出席率・科目別平均点の推移を月ごとに確認できる、塾長向けの全体画面です。経営判断の材料をExcelで集計し直す手間がなくなり、生徒数の増減や授業の変化を数字で見直せるようになりました。
掲載している画面は、紹介用に一部の項目やデータを置き換えています。
既製のツールを使わなかった理由
kintoneはカスタマイズ性が高く、多くの業務管理に適したツールです。Excelも塾運営で広く使われています。ただし本事例では、生徒管理・学習レポート生成・口座振替データ作成・未納者への一括連絡を一つの流れで完結させる必要があり、既存ツールだけでは運用の複雑さが残ることが分かりました。
- kintone
- 生徒ごとの記録管理はkintoneでも対応できます。しかし本事例では、保護者向け学習レポートの自動生成・送付と口座振替依頼データの自動作成を一つの画面の流れで完結させたい要望があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリを組み合わせて運用が複雑化することが分かりました。
- Excel（マクロ含む）
- 月謝管理や点数記録はExcelで行っている塾も多く、マクロを組めば一定の自動化も可能です。しかし複数講師が同時に出欠入力を行う運用や、保護者へのレポート送付・未納者への一括連絡との連動は、Excelの構造では管理が煩雑になりやすく、入力漏れや更新の競合が起きやすい状況でした。
- 塾向け既製管理ソフト
- 市販の塾向けシステムでも基本的な生徒管理や請求機能を持つものがあります。ただし本事例では保護者へ送るレポートの形式や口座振替データの銀行フォーマット、未納連絡の送付方法など、既製品の仕様に業務を合わせることが難しく、現場の運用に沿って専用に設計する判断になりました。
費用・期間などのよくある質問
このシステムは購入・ダウンロードできますか？
いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介であり、製品として販売・配布しているものではありません。同様の課題をお持ちの学習塾・各種教室の運営者様には、貴社の業務に合わせて新規に設計・開発する形で承ります。
開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や機能の数によって変動しますが、過去の類似規模事例では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが多いです。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで、個別に概算をお伝えします。まずはお気軽にご相談ください。
開発にはどれくらいの期間がかかりますか？
業務ヒアリングと要件整理に2〜4週間、設計・開発・確認に2〜4か月程度が目安です。機能の範囲や業務の複雑さによって変わりますので、ヒアリング後に具体的なスケジュールをご提案します。
既存のシステムやツールと連携できますか？
現場で使われているExcelや銀行の振替フォーマット、メール送信の仕組みなど、既存のツール・運用に合わせて設計します。何と連携したいかをヒアリングの際にお聞かせください。
開発後の保守や改修はお願いできますか？
月額の保守契約、または必要に応じた個別改修依頼のどちらにも対応しています。運用を始めてから「この機能も欲しい」という追加要望が出た場合も、別途ご相談いただけます。
小規模な塾や個人教室でも依頼できますか？
はい、対応しています。生徒数が少ない個人教室から複数教室を運営している塾まで、業務の規模に合わせて機能の範囲を整理します。まず業務ヒアリングで現状をお聞きし、必要な範囲から始める形をご提案します。
同じような作業でお困りでしたら
いまの作業の流れをうかがい、どこを仕組みにできるかをご提案します。業種が違っても、困っている作業が近ければ同じ考え方で作れます。ヒアリングとデモのご提示までは費用がかかりません。
このページは、お客様の業務に合わせて開発したシステムの紹介です。同じ名前の製品やパッケージは販売していません。組織名・固有名詞の一部は機密保持のため仮名に置き換え、画面は紹介用に一部を加工しています。