写真を撮るだけで、完工報告書も請求書も終わる。設備工事業向け書類管理の開発事例
施工後の書類作成・請求・入金確認まで、現場のスマホ操作から一気通貫でつながる仕組みをオーダーメイドで開発しました。月末の残業を減らし、請求漏れ・入金見落としをほぼゼロにした事例です。
書類作成時間（月間）
約60時間→約10時間以下
請求漏れ件数
月数件→ほぼゼロ
入金確認の工数（週）
2時間→30分以下
Story 01
設備工事業の現場担当者のある1日
- 1
07:30
朝礼前にスマホで当日の案件を確認。今日は3件の施工が入っている。段取りを頭に入れながら現場へ向かう
- 2
09:00
最初の現場に到着。施工前にスマホで現状写真を撮影。案件名と紐付けてアップロードしておく
- 3
12:30
施工完了。完工後の写真を撮影してアップロード。これで報告書の下書きが自動で出来上がる
- 4
14:00
2件目・3件目の現場を終える。同じ流れで写真だけアップしておく
- 5
17:30
事務所に戻り、自動生成された3件分の完工報告書と請求書を確認。金額と備考を少し修正してPDF出力
- 6
18:00
入金一覧を開き、今週入金予定の案件に入金済のチェックを入れて終業。月末の帳尻合わせが怖くなくなった
Story 02
現場が終わってからが、もうひと仕事だった
写真の整理だけで30分消える
施工後の写真をスマホからPCに移し、案件ごとにフォルダ分けして、Excelに貼り付ける作業が毎回発生します。この「写真の旅」が地味に時間を奪っていませんか
報告書と請求書を2回書く
報告書に書いた工事内容・金額を、もう一度請求書に転記する。ほとんど同じことを2度やっているのに、転記ミスが起きると後で顧客から指摘が来て、また修正の時間が生まれます
請求したかどうかの記憶が怪しい
案件数が増えると「あの工事、請求書送ったっけ」が毎月必ず出てきます。台帳を見ても請求日が空白のまま埋もれていて、月末に慌てて掘り起こすことになります
入金されているかどうかは通帳頼み
入金の確認が通帳の目視と手書き台帳の照合だけでは、見落としが起きます。未入金のまま次の工事に進んでしまい、後から回収が難しくなった経験はありませんか
月末の書類作成で残業が固定化
平日に溜まった報告書と請求書を月末にまとめて作ろうとすると、週を超えた案件の記憶が薄れています。「あの工事、どんな状況だったか」を思い出すところから始まる残業は、消耗するだけです
Story 03
写真を撮って案件を選ぶだけ。書類は自動で出来上がります
このアプリは、電気・管工事などの設備工事業者様向けに、カイゼンマニアがオーダーメイドで開発した業務管理ツールです。 現場で施工前後の写真をスマホで撮影し、登録済みの案件と紐付けるだけで、完工報告書の下書きが自動で生成されます。工事名・施工場所・担当者・単価はあらかじめ案件情報に登録してあるので、現場では写真を撮るだけで済みます。 事務所に戻ってから行うのは、金額の最終確認と備考の追記だけ。確認が済んだらボタンを1つ押すだけでPDFが出力され、そのまま顧客にメール送付または印刷して提出できます。報告書と連動して請求書も同時に生成されるので、「同じことを2回書く」手間が丸ごとなくなります。 案件の入金ステータスは一覧画面で色分けされており、未入金のまま経過した日数も自動表示されます。月末に通帳と台帳を照合する必要がなく、画面を開けばその場で未収の案件が一目でわかります。 月次の売上・請求・入金の集計は自動で集計され、経営者の方が経営判断に使える数字がいつでも確認できます。 「写真を撮って、確認して、送るだけ」という流れを作ることで、月あたり40〜60時間かかっていた書類作成の工数が大幅に減り、請求漏れ・入金見落としもほぼなくなりました。現場が終わったら早く帰れる、それが本来の姿です
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
案件一覧・入金ステータス画面
進行中・完工済みの案件が一覧で並び、それぞれの入金状況が色で区別されています。未請求・未入金・一部入金など状態ごとに色分けされているため、担当者が画面を開くだけで「今すぐ対応が必要な案件」が一目で分かります。通帳を手繰って台帳に転記していた確認作業が、この画面を見るだけで完結するようになりました。経過日数の表示もあるため、長期未入金の案件を見落とすことがありません。
Screen 02
施工写真アップロード・案件紐付け画面
現場で撮影した施工前後の写真を、スマホからそのままアップロードして該当案件と紐付けます。これまで「事務所に戻ってPCに写真を移し、Excelのシートへ手で貼り付ける」という手順が必要でしたが、この操作だけで報告書用の素材が自動的に整理されます。写真の撮り忘れや貼り付け先の誤りも減り、現場担当者が外出先で作業を完結できるようになっています。
Screen 03
完工報告書 自動生成・確認画面
案件情報と紐付いた写真をもとに、完工報告書の下書きが自動で組み上がります。事務所に戻った担当者はプレビューで内容を確認し、備考欄に一言添えるだけでPDF書き出しまで進められます。以前は項目の転記ミスや写真の差し替え忘れが起きていた工程ですが、入力補完によって書き直しの手間がほとんどなくなりました。印刷またはメール添付、どちらの形式にも対応しています。
Screen 04
請求書自動生成・送付完了画面
完工報告書の内容と連動して、請求書の下書きも自動で作成されます。消費税の計算・値引き額の反映・備考欄の入力補完が画面上でできるため、別のExcelファイルを開いて金額を打ち直す必要がありません。内容を確認してボタンを1つ押すと、顧客へのPDF送付まで完結します。「報告書と請求書で金額が食い違っていた」というミスが起きにくくなりました。
Screen 05
月次売上・入金集計レポート（経営者向け画面）
月ごとの売上・請求・入金の推移と、未回収金額・入金率が自動で集計されて表示されます。経営者や事務担当が月初に画面を開くだけで、先月の収支の全体像をつかめます。これまでは月末にExcelを集計し直す作業に数時間かかっていましたが、この画面で常に最新の数字を確認できるため、経営判断のための情報収集にかかる時間が大幅に減りました。
Why custom development
kintone や Excel ではダメだったのか
kintone も Excel も、工事業務の管理ツールとして多くの現場で活用されている優れた選択肢です。ただし本事例では、写真の案件紐付け・報告書の自動生成・請求書との連動・入金ステータスの色分け管理を「1つの操作の流れとして現場からつなげたい」という要件があり、汎用ツールだけでこれを完結させるには複数のツールを組み合わせる必要があり、運用の複雑さが課題になりました。
案件管理や入金ステータスの記録はkintoneで実現できます。ただし本事例では、スマホで撮影した写真を案件と紐付けて報告書を自動生成し、そのまま請求書の下書きまで連動させる一連の流れが必要でした。kintoneのカスタマイズで対応しようとすると、プラグインや外部連携の組み合わせが複雑になり、現場担当者が使いこなせる操作性を保つことが難しいと判断しました。
請求書・報告書の作成にExcelのフォームやマクロを使っている事業者は多く、一定の業務には有効です。ただし本事例では、現場のスマホから写真をアップロードしてリアルタイムで案件情報と紐付ける操作が必要であり、Excelではスマホからの入力・写真連携・PDF自動生成を一体の操作として提供することができませんでした。
市販の工事管理システムにも報告書・請求書の作成機能を持つものがあります。ただし本事例のお客様は、既存の案件管理方法や請求ルール・顧客ごとの書類フォーマットに独自の慣習があり、汎用システムの定型フォームではその慣習を再現しきれませんでした。貴社固有の業務の流れに合わせてゼロから設計する必要があると判断しています。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが電気・管工事などの設備工事業者（現場職人5〜30名規模）向けに、完工報告書・請求管理業務の効率化を目的としてオーダーメイドで開発したシステムの紹介ページです。このシステムは既製パッケージとして販売・提供しているものではなく、特定のお客様の業務に合わせてゼロから設計・開発したものです。同様の課題をお持ちの事業者様には、貴社の業務の流れや現場の状況を丁寧にヒアリングしたうえで、改めてゼロから設計・開発いたします。なお、機密保持・プライバシー保護のため、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も、紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実際の運用画面そのままではありません。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このシステムは購入またはダウンロードできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは、過去に特定のお客様向けにオーダーメイドで開発したシステムの紹介です。同様の課題をお持ちの事業者様には、貴社の業務の流れに合わせて新規に開発いたします。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例と同規模の場合、初期開発は50〜150万円、月額保守は3〜8万円のレンジが多いです。現場担当者数・管理する案件数・既存ツールとの連携有無などによって変わりますので、初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。
Q.開発期間はどれくらいかかりますか?
業務ヒアリングと要件整理に2〜4週間、開発・テスト・現場確認を経て実運用開始まで通常2〜4か月程度です。現場の繁忙期や既存ツールの移行作業によって前後することがあります。スケジュール感はヒアリングの段階でご相談いただけます。
Q.運用開始後の保守や改修はどうなりますか?
月額の保守契約、または個別改修依頼の両方に対応しています。現場で使い始めると「この項目も追加したい」「別の書類フォーマットにも対応したい」といったご要望が出てくることが多く、運用後の改修も継続してお受けしています。
Q.既存のツール（Excel・メール・会計ソフト等）と連携できますか?
現場でお使いのツールや業務の流れに合わせて設計しますので、ExcelデータのインポートやPDF出力・メール送付などは対応可能です。会計ソフトや他システムとの連携については、ヒアリングの際に現在の運用状況をお聞きしたうえで個別にご提案します。
Q.小規模な工事業者でも依頼できますか?
はい、現場職人3〜5名規模の事業者様からもご依頼をいただいています。規模が小さい場合、必要な機能を絞って開発費用を抑える設計も可能です。「どこまで作るか」はヒアリングで一緒に整理しますので、まずはお気軽にご相談ください。
Other cases
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同業界・近接業界で過去にオーダーメイド開発した事例です。
貴社の現場にも、同じ改善を。
完工報告書・請求書の作成に毎月何十時間もかけていませんか。合同会社カイゼンマニアでは、設備工事業の業務の流れをヒアリングしたうえで、貴社専用の仕組みをゼロから設計・開発します。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。