地域健診・健診センターの問診票転記と申請書類作成を自動化した開発事例
紙とGoogleフォームが混在し、健診シーズンのたびに深夜まで続いていたバックオフィス作業。受診者の回答から書類完成まで、スタッフの手作業をほぼなくした仕組みを、現場の業務に合わせてゼロから設計・開発しました。
月間バックオフィス作業時間
月60時間→月12時間
申請書類の提出ミス・漏れ
毎回発生→ゼロ
繁忙期の残業
深夜まで常態化→大幅に圧縮
Story 01
健診センターのある1日
- 1
08:30
本日の受診者リストと問診票の回答状況を確認。未回答の受診者に電話で案内を入れる
- 2
09:00
受診者が順次来所。紙の問診票を手渡し、記入済みの用紙を回収して内容に不備がないかチェック
- 3
11:30
午前の健診が終了。紙の回答を見ながらExcelに転記開始。文字が読みにくい欄は受診者に確認の電話をかける
- 4
13:00
午後の受診者対応と並行しながら、午前分のデータ整理を継続。集中できないまま転記ミスが発生しやすい時間帯
- 5
16:30
全受診者の対応が終了。結果サマリーと補助金申請書類の作成に取りかかる。健診種別が複数ある日は書類の様式もそれぞれ異なる
- 6
18:30
書類の確認・修正が終わらず残業。翌日提出の申請書類が間に合うか毎回ひやひやしながら仕上げる
Story 02
現場の小さなもどかしさ
紙とフォームが混在して二重管理になっている
Googleフォームを導入したものの、高齢の受診者は紙でないと対応が難しく、結局どちらも受け付けることに。フォームの回答と紙の回答を別々に集計してからまとめるという手間が毎回発生していました
転記ミスのチェックに時間がかかる
手書きの問診票をExcelに転記する際、数字の読み違いや入力漏れが起きやすく、提出前の確認作業がどうしても1〜2時間かかってしまいます。ミスが見つかれば修正と再確認でさらに時間が伸びます
健診種別ごとに書類の様式が違いすぎる
特定健診・雇用時健診・がん検診など、健診の種類によって自治体が求める申請書類の様式がそれぞれ異なります。どのテンプレートを使うか確認してから手入力するだけで、それだけで30分以上かかることがありました
繁忙期の書類作成で毎回残業になる
受診者が集中する時期は、日中の対応だけで手一杯になります。書類作成は診療後にまとめてやるしかなく、健診シーズン中は月に40〜60時間分の残業が書類作業だけで積み上がっていました
未回答者の管理をメモと記憶に頼っている
問診票の未回答者を把握するためにメモや付箋で管理していました。受診者が多い日は誰の分が揃っていないか分からなくなり、提出直前に気づいて慌てることが繰り返し起きていました
Story 03
専用WEB問診フォームと書類自動生成でこう変わりました
この事例では、紙とGoogleフォームが混在していた問診票の受付を、クリニック・健診センター専用のWEBフォーム1本に統一しました。受診者がフォームで回答を送信すると、内容がそのままスプレッドシートのデータベースに記録されます。転記作業は一切ありません。 そのデータをもとに、GASが結果サマリー資料と自治体補助金申請書類を自動で生成します。健診種別（特定健診・雇用時健診・がん検診など）ごとに書類の様式を切り替える設定にしているため、担当スタッフは書類の種類を選んで「生成」を実行するだけです。出来上がった書類は一覧画面で確認でき、不備があれば即座に修正・再出力できます。 未回答者の把握も画面上で一目瞭然になりました。受付状況の一覧に未回答者が色分けで表示されるため、対応漏れをメモや記憶に頼る必要がなくなりました。 導入後、問診後のバックオフィス業務は約8割削減されました。繁忙期に月60時間近くかかっていた書類作成・転記・確認の作業が12時間程度まで圧縮され、残業がほぼなくなったというフィードバックをいただいています。健診業務そのものの質を上げるための時間が、ようやく確保できるようになりました。
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
問診票受付状況一覧画面
当日の受診者全員の問診票回答状況を1つの画面で把握できます。未回答の方は色分けで一目で分かるため、「あの方はもう回答したっけ」とスタッフ間で確認し合う手間がなくなりました。受付が混み合う時間帯でも、画面を開くだけで対応が必要な方を即座に絞り込めます。メモや付箋に頼った属人的な管理から解放され、対応漏れのリスクも大幅に下がっています。
Screen 02
受診者向け専用WEB問診フォーム
受診者がスマートフォンまたはPCから回答できる専用の問診フォームです。紙の問診票とGoogleフォームが混在していた以前の状態を解消し、回答先を1本化しました。回答内容はそのままデータベースに記録されるため、スタッフがExcelに転記する作業が完全になくなりました。健診種別（特定健診・雇用時健診など）に応じて設問内容を切り替える仕様も、業務の流れに合わせて組み込んでいます。
Screen 03
問診回答データ閲覧画面
受診者の問診回答内容を、スタッフ側の管理画面でいつでも確認できます。スプレッドシートのデータベースと連携しているため、フォーム送信と同時に内容が蓄積されます。以前は「フォームを開いて→Excelにコピーして→確認する」という手順が毎回必要でしたが、この画面1つで回答の確認・照合が完結します。書類生成前の最終確認にも活用されています。
Screen 04
書類自動生成・完了画面
健診種別を選択して「生成」を実行すると、結果サマリー資料と自治体補助金申請書類が自動で作成されます。以前は「Excelを開いて→問診データを再入力して→書式を整えて→確認・修正する」という作業に毎回1〜2時間以上かかっていました。この画面では確認ボタンを押すだけで書類が完成し、提出前の修正作業もほぼ発生しなくなっています。繁忙期の深夜残業を生んでいた最大の要因が、この一手順に凝縮されていました。
Screen 05
月次業務実績レポート画面
月ごとの受診者数・書類生成件数・バックオフィス作業時間の推移が数値で確認できます。改善の積み上がりが画面で見えることで、「どの月に負荷が集中するか」「どの業務にまだ時間がかかっているか」を次の業務設計に活かせるようになりました。感覚ではなく数値で業務の変化を把握できる点を、担当スタッフから高く評価いただいています。
Why custom development
なぜ既存のツールでなくゼロから作ったのか
Googleフォームや汎用の業務管理ツールは、それぞれ優れた機能を持っています。しかし本事例では、問診票の回答受付・データ蓄積・結果サマリー生成・自治体申請書類の自動出力という4つの工程を1つの流れとして完結させる必要があり、汎用ツールの組み合わせでは運用が複雑になるか、どこかに手作業が残ることが分かりました。そこで業務全体を一度整理し、ゼロから設計・開発しています。
問診票の回答収集はGoogleフォームで可能ですが、回答データをExcelに転記して結果サマリーを整形し、さらに別の申請書類テンプレートに再入力するという手順が残ります。健診種別ごとに書類の様式が異なる本事例では、この転記・整形の工程が繰り返し発生し、作業時間の削減に限界がありました。
kintoneはフォームからのデータ収集や一覧管理に強みがありますが、自治体ごとに様式が異なる補助金申請書類を自動生成・出力する仕組みを組み込むには、カスタマイズの範囲を大きく超えるか、外部ツールとの複数連携が必要になることが分かりました。運用の複雑化を避けるため、今回はゼロから設計する判断をしています。
業界特化の健診管理システムは受診記録の管理には向いていますが、自治体ごとに異なる補助金申請書類の様式に対応した自動生成機能を持つものは少なく、対応していても追加費用や運用制約が大きい場合がほとんどです。本事例では既存の運用フローや書類様式に合わせた柔軟な設計が必要だったため、専用に開発することにしました。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが地域健診・特定健診実施機関（クリニック・健診センター）向けにオーダーメイドで開発した事例のご紹介です。「地域健診×問診票・申請書類自動化」という名称の既製パッケージや製品としての販売は行っていません。同様の業務課題をお持ちの機関に対しては、貴社の業務内容・運用フロー・既存ツールの状況をヒアリングしたうえで、ゼロから設計・開発いたします。まずは業務の流れをお聞かせください。なお、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実運用画面そのままではありません。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このアプリは購入・ダウンロードできますか?
いいえ。本ページは過去にオーダーメイドで開発した事例のご紹介であり、同名の製品やパッケージとしての販売は行っていません。同様の業務課題をお持ちのクリニック・健診センターには、貴社の業務内容に合わせた新規開発として承ります。まずは業務の流れをヒアリングさせてください。
Q.開発費用と保守費用の目安はどれくらいですか?
業務範囲や機能の数によって変動しますが、本事例に近い規模では初期開発50〜150万円、月額保守3〜8万円のレンジが目安です。健診種別の数・書類様式の複雑さ・既存システムとの連携有無によって上下します。初回ヒアリングで業務範囲を整理したうえで個別にお伝えします。「業務範囲によって異なります」だけでお茶を濁すことはしません。
Q.開発期間はどれくらいかかりますか?
業務ヒアリングから初回リリースまで、本事例に近い規模では2〜4か月が目安です。健診シーズンに間に合わせたいといったスケジュール上のご要望も、ヒアリング時にお聞かせいただければ一緒に調整します。
Q.既存のシステムや書類様式と連携できますか?
はい。本事例でもスプレッドシートをデータベースとして活用し、GASで書類を自動生成する構成を取っています。自治体ごとに様式が異なる補助金申請書類への対応や、現在お使いのExcelテンプレートの引き継ぎなども、業務ヒアリングの中で確認しながら設計します。
Q.開発後の保守・改修はどのように対応していますか?
月額の保守契約と個別の改修依頼、どちらにも対応しています。健診種別の追加や書類様式の変更など、運用しながら出てくる要望にも継続して対応できる体制を取っています。
Q.守秘義務・セキュリティの扱いはどうなっていますか?
業務内容の共有前にNDAを締結します。開発したシステムのソースコードはお客様に帰属し、当社が権利を保持することはありません。受診者の個人情報を扱うシステムの設計においても、アクセス制限や管理者権限の分離など、現場の運用に合わせたセキュリティ設計を行います。
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同業界・近接業界で過去にオーダーメイド開発した事例です。
貴院の健診業務にも、こんな改善を。
「毎回の書類作成で残業が続いている」「紙とフォームの管理が二重になっている」そうした現場の痛みを整理するところから始めます。まずは業務の流れをお聞かせください。貴院の運用に合わせてゼロから設計・開発します。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。