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合同会社改善マニア

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KAIZEN MANIA, LLC.

業務の隙間を、設計しなおす。
現場特化型のシステム開発と、
使い続けられる業務改善。

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開発事例 #001

建設・建築下請けの日報と請求書を、現場のスマホで完結させた開発事例

手書き日報のFAX送信、月末に集中する請求書作成、報告書に半日かかる現場写真の整理。この事例では、そうした積み重なった事務負担をひとつの画面に集約し、現場監督と一人親方の業務時間を大きく減らすことができました。

業務に合わせて開発を相談する

日報作成・転記時間

月60時間→月15時間月間

報告書作成時間

月20時間→月3時間月間

材料発注漏れ

口頭確認頼み→ほぼゼロ

建設・建築下請け業向け現場ノートのメイン画面

Story 01

現場監督・一人親方のある一日

  1. 1

    07:00

    現場到着前に昨日の日報を思い出しながら手帳を見返す。書き忘れた作業内容を補完しようとするが、記憶が薄れていて曖昧なまま

  2. 2

    08:00

    朝礼後、職人への作業指示を出しながら材料の残量を確認。発注が必要な品目をメモ帳に書き留めるが、昼の忙しさで確認を忘れることも多い

  3. 3

    12:00

    昼休みに事務所から「日報まだですか」と電話。手書きの日報用紙を探しながら昼食をとる。FAXを送るために事務所に立ち寄る必要があり、現場を離れることになる

  4. 4

    15:00

    工程の遅れが発生。元請けへの報告のため現場写真を送ろうとするが、スマホのカメラロールに先週・先々週の写真が混在しており、該当する写真を探すだけで10分以上かかる

  5. 5

    17:30

    現場作業終了。片付けをしながら翌日の段取りを頭の中で整理。工程表は事務所のExcelにあるため、外出先では確認できない

  6. 6

    21:00

    帰宅後、テーブルの上でExcelを開き請求書と日報の転記作業。月末は深夜まで続くこともある

Story 02

現場の小さなもどかしさ

日報が「二度手間」になっている

現場で手書きした日報を、夜に帰ってからExcelに打ち直す。同じことを2回書いているのに、転記ミスが起きることもある。その確認にまた時間がかかって、本当に嫌になりますよね。

現場写真が「どこにあるか分からない」

報告書に使う写真を探すのに、何百枚ものカメラロールをスクロールする。「先週の火曜日に撮ったはずの外壁の写真」が見つからず、結局似た写真で代替することも。写真を撮るたびに不安になりませんか。

材料の発注漏れが怖い

現場で気づいた発注必要品をメモしても、事務所に戻るころには優先順位が変わっていて後回しに。翌朝「資材が足りない」と気づいて作業が止まる、あの焦りはなかなか忘れられないものです。

月末の請求書作りが憂鬱

バラバラに残った紙の日報と作業メモをかき集め、Excelに単価を入力して合計を確認して……。得意先ごとに書式が違うこともあって、月末の2〜3日は事務作業だけで終わってしまう。

報告書を作るたびに半日消える

写真を選んでWord貼り付け、コメントを書いて、先方の書式に合わせて整形して。丁寧に作るほど時間がかかり、「これは本当に自分の仕事なのか」と感じることも。

Story 03

現場ノートで、こう変わりました

この事例では、建設下請けを営む小規模業者の現場監督2名・一人親方3名を対象に、業務の流れをヒアリングしてからアプリをゼロから設計しました。 日報はスマホから入力でき、定型文の選択と写真の添付だけで5分以内に完結します。入力と同時に事務所の画面にも反映されるため、FAXや電話で状況を伝える手間がなくなりました。 現場写真は撮影時に現場名と日付が自動で紐づき、後から探す必要がありません。報告書を作るときは、必要な期間と現場を選ぶだけで、写真・工程の進捗・所見がまとまったPDFが自動で出来上がります。得意先に送る状態になるまでの時間が、以前の90分から10分以下になったとのことでした。 材料発注は品目ごとに状況を登録しておくと、未発注のものが一覧でわかります。発注漏れによる作業停止が、導入後3か月でゼロになっています。 月末の請求書は、日報に入力した工数データを引用して自動計算されます。得意先ごとの書式に合わせた出力にも対応しており、「月末2日がかり」だった作業が半日以下に収まるようになりました。

App Tour

画面でみる業務改善

Screen 01

日報入力画面(スマホ対応フォーム)

現場での作業が終わったその場でスマホを開き、定型文を選んで写真を添付するだけで日報が完成します。音声入力にも対応しているため、手が汚れていても、文字を打つのが苦手でも、記録を後回しにしなくて済みます。入力が終われば事務所への共有も同時に行われるため、FAXのために事務所へ戻ったり、電話で状況を口頭報告したりする手間がなくなりました。作業の記録からその日の共有まで、5分以内に完結できます。

日報入力画面(スマホ対応フォーム) (現場から直接スマホで入力できる日報フォーム。定型文の選択と写真添付で、記録から事務所への共有まで5分以内に完結します。)

Screen 02

現場写真管理画面

これまで現場監督のスマホのカメラロールに混在していた写真が、撮影時に紐付けた現場名と日付ごとに自動で整理されます。報告書に使いたい写真を探すだけで30分以上かかっていた作業が、この画面で絞り込みをかけるだけで数分に収まるようになりました。使いたい写真にチェックを入れて選ぶだけで報告書への取り込みまでつながるため、「探す」「選ぶ」「貼る」という三つの工程が一つの流れになっています。

現場写真管理画面 (撮影した写真は現場名と日付で自動振り分け。報告書に使いたい写真をチェックして選ぶだけで、探す手間がなくなります。)

Screen 03

工程表・進捗管理画面

各工程の予定日と実際の完了日を横並びで確認できます。遅れが生じている工程には画面上でお知らせが表示されるため、複数の現場を掛け持ちしていても見落としが起きにくくなっています。元請けへ状況を報告する際も、この画面を開いて数字を確認するだけで、正確な情報をその場で伝えられます。伝言頼みだった工程の共有が、記録に基づいた報告に変わりました。

工程表・進捗管理画面 (工程ごとの予定日と実績日を並べて確認できます。遅れが発生した工程には警告が表示され、元請けへの報告漏れを防ぎます。)

Screen 04

報告書PDF自動生成プレビュー画面

期間を指定して、使いたい写真にチェックを入れ、工程ごとの所見を確認したら、ボタンを1回押すだけで得意先に送れる状態のPDFが出来上がります。これまで報告書のレイアウト調整やページ割りに半日近く費やしていた作業が、数十秒で完了します。毎月決まった形式で提出が求められる報告書も、定型のレイアウトに自動で流し込まれるため、書き方のばらつきや漏れも起きにくくなりました。

報告書PDF自動生成プレビュー画面 (選んだ期間・写真・工程の所見が自動でレイアウトされ、得意先に送れる状態のPDFが数十秒で出来上がります。)

Screen 05

請求・経営サマリー画面

日報に入力した工数のデータが、そのまま請求書の計算に引用されます。月末にExcelを開いて一から数字を入力し直す作業や、入力ミスの確認作業が不要になりました。現場ごとの売上・費用・利益率も月次でこの画面に集まるため、どの現場が収益に貢献しているか、どこで費用がかかりすぎているかを、帳票を集めて集計する前に確認できます。経営者や事務担当者が月末に追われる作業量が、大きく変わりました。

請求・経営サマリー画面 (日報に入力した工数データが請求書の計算に自動で引用されます。現場ごとの売上・費用・利益率が月次で確認でき、経営判断に使える数値が揃います。)

About this case

この開発事例について

このページは、合同会社カイゼンマニアが建設・建築下請け業の現場監督および一人親方向けにオーダーメイドで開発したアプリの紹介事例です。「現場ノート」という名称の既製パッケージとして販売しているものではなく、同名の製品を購入・ダウンロードすることはできません。同様の業務課題をお持ちの会社様には、貴社の業務内容や現場の流れに合わせてゼロから設計・開発する形で承っています。まず業務ヒアリングから始め、現場で実際に起きている困りごとを一緒に整理したうえで、仕様をご提案します。なお、本ページに登場する組織名・人名・地名・各種専門用語の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。

FAQ

開発のご依頼に関するよくあるご質問

Q.このアプリは購入したりダウンロードしたりできますか?+

いいえ、できません。このページは過去にオーダーメイドで開発したアプリの紹介事例です。同じものをそのままご提供することはしておらず、同様の課題をお持ちの会社様には、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。まずは業務ヒアリングから始めますので、お気軽にご相談ください。

Q.開発の期間と費用の目安を教えてください。+

業務の範囲や必要な機能の数によって変わります。一般的には、初回相談・業務ヒアリング・提案と概算見積のご提示・開発・納品というステップで進みます。小規模な機能から始めて段階的に広げる形も可能です。まずはヒアリングの場を設けさせていただき、そこで概算をご提示します。

Q.現場規模が小さい一人親方でも依頼できますか?+

はい、お受けしています。一人親方や数名規模の会社様でも、日報・写真管理・請求書作成といった日常の業務負担を減らすことはできます。必要な機能だけを絞って開発する形で進めることもできますので、まずは現状の業務の流れをお聞かせください。

Q.既存のExcelや他のツールと連携できますか?+

現場で既に使われているExcelのフォーマットや、freee・kintoneなどの既存ツールとの連携も、業務ヒアリングの段階でご要望をお聞きしたうえで設計します。すべてに対応できるとは限りませんが、現行の運用をなるべく壊さない形でご提案することを基本にしています。

Q.開発後の保守や機能の追加改修はお願いできますか?+

はい、対応しています。月額の保守契約を結ぶ形と、改修が必要なタイミングで個別にご依頼いただく形の両方に対応しています。現場の業務は変わっていくものですので、使いながら調整できる体制を整えています。

Q.業務内容の守秘義務やセキュリティはどのように扱いますか?+

業務ヒアリングの前に秘密保持契約(NDA)を締結したうえで、現場の業務内容や帳票のフォーマットなどを共有いただきます。開発したソースコードはお客様帰属となります。社内の情報が外部に漏れることがないよう、取り扱いには細心の注意を払っています。

貴社の現場にも、同じ改善を。

手書きの日報、月末に積み重なる請求書作業、半日かかる報告書の整理。どれも「仕方ない」と思われがちな業務ですが、実際にはシステムで大きく変えられることが多いです。貴社の業務の流れを聞かせていただくところから始めます。

業務に合わせて開発を相談する

本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。