学習塾の生徒管理と月謝請求を、一つの画面にまとめた開発事例
出欠・点数・進捗の記録が紙やExcelに散らばり、月末の振替データ作成に追われていた塾長の業務を、専用の管理画面でまとめて整理しました。
月末請求業務の所要時間
月8時間→月1時間台
保護者への学習報告頻度
月1回→随時対応

Story 01
学習塾のある1日と、月末の憂鬱
- 1
14:00
授業前の準備。今日の出席予定と前回のテスト点数をノートとExcelで照らし合わせながら確認する
- 2
15:00
授業開始。出欠を紙の台帳に記入しながら、各生徒の理解度をメモ書きで残していく
- 3
18:30
授業終了後、保護者から「うちの子、最近どうですか」と電話。手元のノートを探しながら答える
- 4
19:30
テスト結果をExcelに入力。生徒ごとのシートが増えすぎてどこに何があるか分からなくなってきた
- 5
月末
口座振替の締め日。Excelから手作業で銀行所定フォーマットに転記し、未納者を一人ずつリストアップして電話をかける
Story 02
現場の小さなもどかしさ
生徒の情報がバラバラに散らばっている
出欠は紙の台帳、テスト点数はExcel、保護者への連絡はプリントと、情報が複数の場所に分かれています。授業の合間に「あの生徒、先月の点数いくつだっけ」と探す手間が積み重なります
保護者への報告に時間がかかる
学習状況を保護者に伝えたいと思っても、手書きのお知らせ作成に追われてしまい、月1回の配布が精一杯。もっとこまめに伝えたいのに、時間が足りません
月末の請求作業が憂鬱でたまらない
口座振替の依頼データは銀行指定のフォーマットへ手作業で転記。未納者の確認も名簿と入金記録を見比べながら一人ずつ確認しています。毎月5〜8時間をこの作業だけで使っています
未納の連絡は気を遣う
月謝が未納の保護者へ電話するのは、伝え方に毎回気を遣います。連絡が遅れるほど未納が長引くことも分かっていながら、なかなか踏み出せません
Story 03
生徒の記録も、請求業務も、一つの画面にまとまりました
このシステムは、学習塾・各種教室の塾長・オーナーからお聞きした「情報の散らばり」と「月末の請求作業の重さ」を解消するために、ゼロから設計・開発したものです。出欠の記録、テスト点数の入力、授業ごとの進捗メモが一つの画面に集まるので、「あの子、最近どうだったっけ」と探し回る必要がなくなります。保護者向けの学習レポートは、ボタンを1回押すだけで生徒ごとに自動生成されます。プリントを作る時間が省けるだけでなく、これまでより頻繁に保護者へ学習状況をお伝えできるようになりました。月末の口座振替依頼データは、月謝金額や生徒情報をもとに自動で作成されます。銀行への持参前にダウンロードするだけで、転記作業がなくなります。未納が発生した場合は画面上でお知らせを一括送信できるので、電話をかける前に確認のご連絡が送れます。月末にかけていた時間が大幅に減り、授業の準備や生徒一人ひとりへの対応に集中できるようになったと、ご依頼いただいた教室オーナーからお聞きしています
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
生徒詳細画面(出欠・成績・進捗一覧)
生徒ごとの出欠履歴・テスト点数・授業進捗が一つの画面にまとまっています。これまで別々のノートやExcelに記録していた情報を、この画面を開くだけで一度に確認できます。保護者への連絡メモも同じ画面で確認できるため、次の面談前に状況をすばやく把握することができます。担当講師が変わっても、引き継ぎの手間が大幅に減ります。

Screen 02
出欠・テスト点数の入力画面
授業が終わった後、その日の出欠とテスト点数をまとめて入力できる画面です。コマごとに全生徒の状況を一覧形式で登録する仕組みになっているため、一人ひとりの画面を開き直す手間がありません。入力した内容はそのまま生徒詳細画面や保護者向けレポートに反映されるため、同じ情報を複数箇所に転記する作業がなくなります。

Screen 03
保護者向け学習レポートの生成・確認画面
生徒ごとの出欠・点数・授業進捗を自動でまとめた学習レポートを、画面上でそのまま確認できます。内容を確認したあと、操作1回で保護者へ送付できるため、手書きのプリントを印刷して配布していた手間が不要になります。報告のタイミングも月1回に限らず、テスト後や節目ごとに随時対応できるようになりました。

Screen 04
口座振替依頼データ作成・未納お知らせ送付画面
月謝の口座振替依頼データを、画面のボタンを1回押すだけで自動生成できます。これまで銀行所定のフォーマットへ手作業で転記していた作業が不要になります。未納が発生した生徒の保護者へは、この画面からまとめてお知らせを送ることができます。一人ひとりに電話をかけていた時間が大きく減り、月末業務の負担が軽くなりました。

Screen 05
塾全体の経営サマリ・月次集計画面
在籍人数・月謝収入・出席率・科目別平均点数の推移を月次でまとめて確認できる、塾長向けの集計画面です。これまで月末にExcelをその都度集計していた作業がなくなり、経営状況をいつでも把握できます。入退塾の状況も同じ画面で確認できるため、次月の体制を考える際の材料として活用されています。

About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが学習塾・各種教室の運営管理業務向けにオーダーメイドで開発したシステムの紹介事例です。既製パッケージとしての販売はしておらず、同名のアプリをダウンロードしたり購入したりすることはできません。同様の業務課題をお持ちの教室・塾については、貴校の業務の流れに合わせてゼロから設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。なお、本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このシステムは購入したりダウンロードしたりできますか?
いいえ、このページは過去にオーダーメイドで開発したシステムの紹介事例です。同じアプリを販売・配布する仕組みはございません。同様の業務課題をお持ちの場合は、貴校の業務内容に合わせた新規開発として承ります。まずはお気軽にご相談ください。
Q.開発にかかる期間と費用の目安を教えてください。
業務の範囲や複雑さによって異なりますが、初回のご相談から業務ヒアリング、提案・お見積りを経て開発という流れで進めます。ヒアリングの内容をもとに概算をご提示しますので、まずはお問い合わせいただければ幸いです。
Q.既存の口座振替システムやExcelとの連携はできますか?
現場でお使いの既存ツールやデータ形式に合わせた設計が可能です。銀行所定の振替フォーマットへの出力対応や、既存のExcel管理表からのデータ移行についても、ヒアリングの中で整理してから設計に反映します。
Q.開発後の保守や機能追加はお願いできますか?
月額での保守契約と、必要なタイミングでの個別改修依頼の両方に対応しています。運用を始めてから「この機能も欲しい」という場合でも、継続してご相談いただけます。
Q.業務ヒアリングはどのように進めますか?
オンラインまたは訪問にて、現在の業務の流れや困っていることを丁寧に伺います。紙の台帳やExcelを実際に見せていただきながら、どこに手間がかかっているかを一緒に整理したうえで設計に進みます。
Q.生徒数が少ない小規模の教室でも依頼できますか?
はい、規模の大小にかかわらずご相談を承っています。生徒数が少なくても、業務の流れが複雑だったり、担当者の負担が大きかったりする場合には、専用の管理画面を用意することで日々の作業を大きく減らせることがあります。
貴校の業務にも、同じ改善を。
出欠・点数・請求のデータが分散したまま、月末のたびに手作業で追われている状況は、仕組みを整えることで変えられます。まずは現在の業務の流れをお聞かせください。貴校の規模や運営スタイルに合わせて、ゼロから設計・開発いたします。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。
