個人経営ダンススタジオの会員・月謝管理を、一つの画面にまとめた開発事例
紙台帳とExcelを行き来していた月末締め作業を大幅に短縮し、インストラクターがレッスン準備に集中できる環境を、業務に合わせてゼロから設計・開発しました。
月末締め作業時間
月5時間→1時間以内
未入金の見落とし
毎月発生→ほぼゼロ
売上サマリー確認
翌日以降→当日中
Story 01
ダンス・カルチャースタジオの1日
- 1
09:30
開場前にその日の受講者リストを紙のノートで確認。誰がどのコースに入っているか、先月入会した会員のチケット残数がいくつかを頭の中で整理しながら準備を進める
- 2
10:00
午前のクラス開始。出席を取りながらスタジオを仕切るが、受付で「先月のチケットってあと何枚ですか?」と聞かれると、その場でスマホのExcelを開いて確認しなければならない
- 3
12:30
クラスとクラスの合間の30分に月謝の入金確認。通帳アプリ・Excelのリスト・昨月のメモを3つ並べて見比べ、誰が払っていて誰がまだかを1件ずつ確認していく
- 4
14:00
午後のクラスが立て続けに3本。インストラクターとして全力で指導しながらも、「月末までに未入金の方に連絡しなければ」という気がかりが頭の片隅に残り続ける
- 5
19:00
最終クラス終了後、疲れた体でスプレッドシートを開き、今日の出席をコースごとに手入力。物販でTシャツを買ってくれた会員の記録も別のシートに手入力。ミスが出やすい時間帯だと分かっていても他に方法がない
- 6
月末深夜
月次の締め作業。月謝・チケット代・発表会費・物販の合計をコースごと・会員ごとに集計し直し、売上合計を電卓で確認。翌月の準備に取りかかれるのは日付が変わる頃になることも珍しくない
Story 02
スタジオ運営の、小さくて大きなもどかしさ
「チケット残りいくつ?」に即答できない
会員からその場で聞かれるたびに、スマホでExcelを開いて目的の行を探す手間が発生します。レッスン前後の慌ただしい時間帯に繰り返されると、会員へのご案内が後回しになったり、確認ミスが起きたりします
月末の未入金確認が毎月重労働
月謝の入金状況を確認するには、通帳・Excelのリスト・前月のメモを並べて突き合わせる必要があります。会員が増えるほど作業時間が伸び、確認漏れも起きやすくなります。月末のたびに「またあの作業か」という気持ちになっていませんか
月謝・チケット・物販が別々に管理されていて合計が出ない
月謝・レッスンチケット・発表会費・物販をそれぞれ別のシートや紙で管理していると、月次の売上合計を出すだけで複数の場所を足し合わせる計算が必要になります。数字が合わない時は原因を追うだけで夜が更けてしまいます
出席履歴がバラバラで年間の動向が見えない
紙の出席ノートとExcelが混在していると、「この会員は最近来ていないな」という感覚的な把握しかできません。退会の予兆に気づきにくく、フォローのタイミングを逃しがちです
事務作業が長引いて、レッスン準備の時間が削られる
インストラクターとして本来もっとも力を注ぎたいのは振付の構成や会員へのフィードバックのはずです。しかし月末になるほど事務作業の比重が増し、クリエイティブな時間が後回しになる悪循環が続いていました
Story 03
この管理画面を手に入れてから、月末が変わりました
今回の開発では、オーナーの方が実際に使っているスプレッドシートを一緒に広げるところから始めました。どの列を一番よく見るか、月末に何を調べるために何分かかっているか。そうやって業務の流れを丁寧に聞き取りながら、画面の設計を積み上げていきました。 完成した管理画面を開くと、会員一覧がテーブル形式で並んでいます。受講コース・今月の出席回数・月謝の入金状況・チケット残数・発表会費の支払い有無がすべて1行に収まっているので、スクロールしながら全員の状況を一目で把握できます。 チケット残数は出席を記録するたびに自動で減算され、残数が少なくなると一覧の中でそれとわかる表示に切り替わります。チケット購入の声かけを忘れずに行えるようになったと、オーナーの方からお聞きしました。 月末の未入金確認は、画面上部のボタンを1回押すだけです。その月に月謝が確認できていない会員が一覧で表示されるので、見落としなく連絡を入れられます。以前は深夜まで続いていた締め作業が、今では30分もあれば終わると伺っています。 売上サマリーは月謝・チケット・発表会費・物販の内訳を合算してその場で表示されます。わざわざ電卓を出さなくても、翌日の売上確認が画面を開くだけで完結するようになりました。 「インストラクターの仕事に集中できる時間が増えた」という言葉が、この開発でいちばんうれしかった成果です。
App Tour
画面でみる業務改善
Screen 01
会員一覧画面 — コース・入金・チケットを横並びで把握
全会員の受講コース・今月の出席回数・月謝の入金状況・チケット残数・発表会費の有無が、テーブルの1行にまとめて表示されます。以前はExcelと紙台帳を交互に開かなければ分からなかった情報が、この画面をスクロールするだけで確認できます。月末にかぎらず、レッスン前の空き時間にも全体状況をすばやく把握できるようになりました。
Screen 02
出席記録入力画面 — 会員名とコースを選ぶだけで完了
会員名とコースを画面上で選ぶだけで出席履歴に追記されます。チケット制のレッスンに出席した場合は残数が自動で減算されるため、手計算や手入力の手間がありません。レッスン後に数分で入力を終わらせられるので、次のレッスン準備や会員への対応に時間を使えます。入力が短時間で済むことで、記録の漏れも防ぎやすくなりました。
Screen 03
会員詳細画面 — 個人の全履歴と請求を一画面で確認
会員1名を選択すると、受講コース・出席履歴・チケット購入履歴・月謝の支払い状況・発表会費・物販の購入内容がすべて1つの画面に集約されます。「この会員の先月の出席は何回だったか」「チケットをいつ購入したか」といった問い合わせにも、この画面を開けばすぐに答えられます。請求内訳を確認しながら会員に説明できるので、トラブルの予防にもつながっています。
Screen 04
未入金一覧画面 — 月末に1回の操作で洗い出し完了
画面上部のボタンを1つ押すだけで、当月の未入金会員が一覧表示されます。コース別・金額別で絞り込むこともでき、金額の大きい未入金から順に確認するといった使い方も簡単です。以前は複数のExcelシートを突き合わせてメモに書き出していた作業が、この操作だけで終わります。確認後の入金記録も画面上で完結するため、別のファイルを開き直す必要がありません。
Screen 05
月次売上サマリー画面 — 月謝・チケット・物販を合算して即把握
月謝・レッスンチケット・発表会費・物販の売上が自動で合算され、月次サマリーとして表示されます。画面を開いた時点で当月の合計金額が確認できるので、月末に電卓で足し合わせる作業がなくなりました。コース別の内訳グラフも表示されるため、どのコースの売上が増えているかを視覚的に把握でき、次月の運営方針を決める際の判断材料として活用されています。
Why custom development
なぜExcelや既存ツールではなく、ゼロから作ったのか
月謝管理や会員台帳の管理だけであれば、Excelやkintoneあるいはスマレジのようなサービスでも対応できます。これらは優れたツールです。ただし本事例では、複数種類の料金体系・チケット残数の自動管理・未入金の自動洗い出し・売上の合算集計を1つの画面で完結させたいという要件があり、汎用ツールの組み合わせでは運用が複雑になることが分かりました。
月謝管理の表、出席記録の表、チケット残数の表がそれぞれ別シートになり、月末に突き合わせる作業が発生していました。マクロで自動化を試みた経緯もありましたが、コース変更や料金体系の追加のたびにマクロの修正が必要となり、保守の手間がオーナー自身にのしかかる状況でした。
会員ごとの情報管理はkintoneでも実現できます。しかし本事例では、チケット残数の自動減算・未入金一覧の自動生成・月謝と物販と発表会費を合算した売上サマリーの表示を1つの画面でまとめて行う必要があり、kintoneのカスタマイズ範囲を超えるか、複数アプリを組み合わせることで操作が複雑化することが明らかになりました。
物販や月謝の決済管理には向いていますが、会員ごとの受講コース・出席履歴・チケット残数を紐づけて管理する機能は標準では備わっておらず、スタジオ運営特有の月謝体系や発表会費といった複合的な請求管理には対応しきれませんでした。
About this case
この開発事例について
本ページは、合同会社カイゼンマニアが個人経営ダンス・カルチャースタジオ向けにオーダーメイドで開発したシステムの紹介事例です。既製パッケージとしての販売や、同名のソフトウェアの提供は一切行っていません。同様の業務上の課題をお持ちの場合は、貴社の業務内容や運営規模に合わせて、業務ヒアリングからゼロで設計・開発いたします。まずは現場の流れをお聞かせください。なお、本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は、機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えています。掲載しているアプリ画像も、紹介用にサンプル化・加工を加えたものであり、実際の運用画面とは異なります。
FAQ
開発のご依頼に関するよくあるご質問
Q.このアプリを購入したり、ダウンロードしたりできますか?
いいえ、購入・ダウンロードはできません。本ページは、合同会社カイゼンマニアが過去にオーダーメイドで開発した事例の紹介です。同様の課題を解決したい場合は、貴社の業務内容・会員規模・料金体系に合わせて新規に設計・開発いたします。まずは業務ヒアリングからお気軽にご相談ください。
Q.開発費用と保守費用の目安を教えてください。
業務範囲や必要な機能の数によって変動しますが、本事例と近い規模（会員数20〜120名、月謝・チケット・売上管理を含む構成）では、初期開発 50〜150万円、月額保守 3〜8万円のレンジが目安です。初回ヒアリングで業務の範囲と優先順位を整理したうえで、個別にお伝えします。
Q.開発にはどのくらいの期間がかかりますか?
業務ヒアリング・設計・開発・確認を含め、本事例に近い規模では概ね2〜4か月が目安です。既存の運用を止めずに切り替えられるよう、移行のタイミングも含めてご相談しながら進めます。
Q.運用開始後の保守や機能追加はお願いできますか?
月額の保守契約、または個別の改修依頼のどちらにも対応しています。コースの新設や料金体系の変更といった業務の変化に合わせて、画面や集計の仕様を調整することも可能です。
Q.業務ヒアリングはどのように進みますか?
オンラインまたは訪問で、現在の運営の流れをお聞きします。どの情報をどのタイミングで確認したいか、月末にどこで時間がかかっているかを一緒に整理してから、設計に入ります。いまExcelや紙台帳で管理している内容を見せていただくだけでも、具体的なご提案が可能です。
Q.1〜3名で運営している小規模なスタジオでも依頼できますか?
はい、対応可能です。本事例も個人経営・少人数運営のスタジオを対象に開発しています。規模が小さい分、業務の全体像を把握しやすく、現場に合った設計がしやすい側面もあります。会員数や運営規模にかかわらず、まずはお気軽にご相談ください。
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貴スタジオの月末作業にも、同じ改善を。
紙台帳とExcelの間で費やしていた時間を取り戻し、インストラクターとしての本来の仕事に集中できる環境を、貴社の業務に合わせてゼロから設計します。業務ヒアリングから始まりますので、現状の運営の流れをそのままお話しください。
本ページは過去の開発事例を紹介するものです。同名の製品やパッケージとして販売されているわけではありません。同様の業務改善は、貴社の業務に合わせて新規開発で承ります。本ページに登場する組織名・固有名詞の一部は機密保持・プライバシー保護のため仮名に置き換えており、掲載しているアプリ画像も紹介用にサンプル化・加工を加えたものです。